Projekti

Šajā rakstā:

Projektu reģistrā reģistrē visus Projektus un Mātes projektus.
Mātes projektus un apakšprojektus veido, lai iegūtu izmaksu un ieņēmumu pārskatus par Mātes projektu (atskaite Budžeta statuss periodā), kurā iekļauti visi apakšprojektu dati.

Modulis Projekti > Projekti > Jauns

• Kods / Nosaukums – ievada projekta kodu un nosaukumu (var iestatīt to ģenerēšanu arī automātiski).
• Projektu grupa – izvēlas grupu no saraksta.
  Projektus grupē, lai filtrētu datus atskaitēs vai ierakstu sarakstos. Projekta grupa nosaka arī noklusēto Projekta tipu, projekta komandu un citus parametrus. Vairāk par projektu grupām lasiet šeit.
• Projekta tips - nosaka norēķinu noteikumus, kalpo kā filtrs atskaitēs.
  • Time & Material – par projektā patērēto laiku/materiāliem tiek izrakstīts rēķins (pēc fakta). Šī tipa projekta izdevumi Projektu grāmatojumā saglabājas ar pazīmi "Veidojams rēķins" un tas ļauj automātiski ģenerēt rēķinus (modulis Projekti > Apkalpošanas > Veidot rēķinus no projekta aktivitātēm), kas satur faktiskos izdevumus.
  • Fiksētas cenas – projekts, kura cena (ieņēmumi) ir noteikts līguma slēgšanas brīdī. Realizācijas rēķinus veido manuāli, saskaņā ar līgumā noteikto.
• Statuss - nosaka projekta stāvokli:
  • Sagatavots – projekta melnraksts, nav izmantojams Aktivitātēs un Piegādātāju rēķinos.
  • Plānots – projekts tiek plānots, izstrādāts tā budžets, nav izmantojams Aktivitātēs un Piegādātāju rēķinos.
  • Procesā – notiek aktīvi projekta darbi, pilnvērtīgi izmantojams sistēmā.
  • Pabeigts – projekts ir noslēgts, nav atļauts veidot jaunas Aktivitātes un Piegādātāju rēķinus ar šo Projekti. Iepriekš veidotās, pabeigtās Aktivitātes nav atļauts atgrāmatot un koriģēt.
• Noliktava - norāda noliktavu, kas tiks piesaistīta šim Projektam.
  Ja šī Noliktava norādīta tikai vienam Projektam, tā tiks automātiski piesaistīta Norakstīšanas ierakstiem un Pasūtījumos piegādātājiem.
• Mātes projekts (Virsprojekts) - ļauj veidot daudzlīmeņu projektus. Daudzlīmeņu projektiem ir divi tipiski pielietojuma varianti:
  • Ilgstoši (gari) projekti ar budžetu - ar tiem ir ērtāk strādāt, sadalot tos pa gadiem. Piemēram, var izveidot projektu "Administrācija", uz kuru reģistrēt administrācijas izmaksas. Katru gadu var veidot jaunu administrācijas apakšprojektu, kurā norādīt attiecīgā gada budžetu. Šādi iespējams iegūt pārskatu par projekta izdevumiem un budžetu gan viena gada griezumā, gan ilgākā laika periodā. 

  • Apjomīgi projekti ar vairākām fāzēm, kur katru fāzi var veidot kā atsevišķu apakšprojektu ar savu budžetu un ieņēmumiem. Ieņēmumus parasti reģistrē uz Mātes projektu. 

    Abos gadījumos atskaite "Budžeta statuss periodā" var tikt palaista par virsprojektu (ar opciju "iekļaut apakšprojektus") un skatīt visus projekta izdevumus un ieņēmumus kopā. Tas attiecas arī uz ieņēmumu un izdevumu budžetiem. Izdevumu budžeti šādos projektos visbiežāk tiek ievadīti apakšprojektā un virsprojektā tas netiek norādīts. Šajā atskaitē projekta ieņēmumus/izdevumus un budžetu var skatīt arī individuāli par apakšprojektu.

Sadaļa Parametri

• Kontakts - izvēlas Klientu / Kontaktu no saraksta. Lauks nav obligāts, ja projekts ir iekšējs, klientu var nenorādīt. Ja ir vairāki iekšēji projekti, tad ir vērts norādīt savu uzņēmumu kā Klientu, jo tas ļauj šādus projektus filtrēt atskaitēs.
• Aģents - norāda Darbinieku, kurš ir atbildīgais par Projekta pārdošanu. Automātiski ievietojas, ja projekts veidots no Piedāvājuma.  
• Projekta vadītājs - norāda Darbinieku, kurš ir Projekta vadītājs. Lauks ir informatīvs un izmantojams projektu filtrēšanai.
• Rēķina komentārs - brīvs teksts, kas tiks pievienots Rēķinos laukā Komentārs, ja tos veido ar Apkalpošanu "Veidot rēķinus no projekta aktivitātēm", ja apkalpošanas sagatavošanas logā nav norādīts savs komentārs.
• Rēķina atsauce - brīvs teksts, kas tiks pievienots Rēķinos laukā Atsauce, ja tos veido ar Apkalpošanu Veidot rēķinus no projekta aktivitātēm
• Sākuma / Beigu datums - norāda projekta sākuma un beigu datumus. Datums kalpo diviem mērķiem:
  • Nosaka budžeta dalījumu pa mēnešiem (sistēmai jāzina, kad projekta mēnešu dalījumu jāsāk un kad jābeidz).
  • Neļauj reģistrēt aktivitātes ārpus norādītā perioda.
• Piedāvājums - aizpildās automātiski, ja Projekts veidots no Piedāvājuma. Sniedz atsauci par to, vai projekts no Piedāvājuma jau ir izveidots un saglabā informāciju par norunāto piegādes apjomu, saturu, kas var noderēt projekta gaitā.
• Objekti - norāda vienu vai vairākus Objektus. Galvenajos iestatījumos > Projektu parametri > Automātiski veidot budžeta pozīciju objektu sadaļā ir iespējams uzstādīt nosacījumus automātiskai objektu ģenerēšanai.  Objekti tiek ievietoti rēķinā, ja rēķini tiek veidoti izmantojot Apkalpošanu Veidot rēķinus no projekta aktivitātēm.
• Klase - papildu grupēšanas mehānisms (kopā ar Projektu grupu), ko izmanto atskaišu veidošanā. Ja Projekta grupa veido lielo dalījumu projektos, tad Klasē var norādīt mazākus, detalizētākus un brīvākus dalījumus. Piemēram, būvniecība privātpersonām vai juridiskām personām var būt divas projektu grupas, bet projektu klasē jau norāda projektu detaļas - būvobjekta reģionu, būvobjekta raksturu utml.
• Īsais kods - saīsināts Projekta apzīmējums, kas ļauj ātri atrast/ievadīt projektu ierakstos.
  Piemērs: “LNB” = “Latvijas Nacionālā bibliotēka”.
  Projektu numerācija var tikt veidota pēc kārtas, piemēram, P001, P002, bet tos ir grūti atcerēties. Tādēļ īsā koda laukā var norādīt kaut ko raksturīgāku. Šādu tekstu "LNB"ievietojot jebkurā ierakstā projekta laukā automātiski tiks piemeklēts šis projekts, pat ja tā kods ir P001.
• Izpildes % - projekta vadītāja novērtēts projekta darbu izpildes apjoms (%), ko ievada manuāli. To izmanto atskaitē Projekta budžeta pārskats un Budžeta statuss periodā, lai salīdzinātu projekta izpildes apjomu ar tā budžeta patēriņa stāvokli. Piemēram, atskaitēs var redzēt, ka izdevumu budžeta atlikums ir 20%, bet projekta izpildes apjoms ir tikai 50%, kas nozīmē, ka projekta vadītājam ir jāpievērš tam uzmanība.

Ieturējumu veids:

• Nav / Katrā rēķinā / Pēdējā rēķinā - izvēlas atbilstošo. Parametrs nosaka kā rēķiniem tiks pievienoti Ieturējumi. Vairāk par ieturējumiem skatiet atsevišķā rakstā pie pamata darbībām projektos.

Sadaļa Norēķini

Sadaļā Norēķini manuāli ievada plānoto Klienta norēķinu grafiku (summas bez PVN), lai sekotu līdzi noslēgtā līguma nosacījumiem. Šeit norādītie dati neveido faktiskos rēķinus un finanšu grāmatojumus. Šeit ievadītās summas ir iespējams iegūt Naudas plūsmas vadības logā kā nākotnes ieņēmumus vai izdevumus. 

1. Veids:

• Priekšapmaksa - plānotā priekšapmaksa no klienta.
• Projekta posms - ienākoša nauda noteiktā Projekta posmā.
• Ieturējumi - ieturējumu summa (saņemtā) (ņemiet vērā, ka summa parādās arī naudas plūsmā pagātnē)
• Maksājumi piegādātājiem - plānotās izmaksas piegādātajam (ņemiet vērā, ka summa parādās arī naudas plūsmas pagātnē)

2. Statuss. Katram Norēķina ierakstam ir Statuss - informatīvs lauks. Statuss automātiski mainās, piemēram, Projekta posma ierakstam, kad ir izveidots Realizācijas rēķins (rindā jāsakrīt transakcijas ID). Šī statusu vadība tiek izmantota arī ieturējumu rēķinu statusa pārvaldībai.

• Plānots - summa tiek plānota.
• Rēķinā - summa jau ir izveidotajā rēķinā.
• Samaksāts - summa jau ir samaksāta.

3. Grāmatojums - norāda atsauci uz Projekta grāmatojumu, ja, piemēram veidots rēķins, kas veido Projekta grāmatojumu.
4. Dokuments - atsauce uz izveidoto priekšapmaksas rēķinu. Pievienojas automātiski, veidojot Rēķinu no Norēķinu sadaļas trīspunktes > Veidot rēķinu rindai ar veidu Projekta posms. Tad arī rindas Statuss mainās uz Rēķinā (ja projekts ir Fiksētas cenas). Priekšapmaksas rindai, veidojot rēķinu, rindai jāpievieno atsauce uz Dokuments, lai statuss mainītos uz Rēķinā / Samaksāts.

Sadaļas Tāme un Budžets

Projekta tāmes un budžeta veidošana, lasīt šeit.

Sadaļa Adrese

Piegādes adrese

Adreses kods – izvēlas no saraksta sagatavotu Piegādes adresi (adresē jābūt norādītam tam pašam Kontaktam, kurš ir norādīts Projekta ierakstā) vai ieraksta adresi manuāli, nenorādot Piegādes adreses kodu. Piegādes adresei ir informatīvs raksturs.

Sadaļa Ieraksti

Rāda visus sistēmas notikumus (Projekta grāmatojumus), kas saistīti ar Projektu (visi ieraksti tiek pievienoti automātiski). Šeit attēlo:

• realizācijas rēķinus (grāmatotus)
• piegādātāju rēķinus (grāmatotus)
• maksājuma uzdevumus / maksājumus (grāmatotus)
• avansa norēķinus (grāmatotus)
• ieraksti no sadaļas Norēķini (projekta posms) - Ieraksti veidojas tikai Projektiem ar Projektu tipu Fiksētās cenas
• Aktivitātes
• Finanšu grāmatojumi (ja iestatīts)
• P/N akti autoratlīdzības
• Ražošanas ieraksti

Šie ieraksti veido Projekta ieņēmumus un izdevumus.

Sadaļa Papildu darbinieki

Sadaļa ļauj pievienot papildu darbiniekus, kas iesaistīti Projektā, papildus projekta vadītājam un pārdevējam.

• Darbinieks - Darbinieks, kurš ir piesaistīts projektam.
• Loma  - Darbinieka loma projektā
• Aktivitātes tips - norāda Aktivitātes veidu, ko darbinieks var veikt un pievienot aktivitāšu ievades logā.
• Atļautie aktivitāšu veidi - Aktivitāšu veidi, kurus darbinieks drīkstēs ievadīt.
• Projekta pozīcija  - norāda projekta izdevumu pozīciju, kas pēc noklusējuma aizpildīsies Aktivitāšu reģistrēšanas brīdī.
• Atļautās projekta pozīcijas  - norāda Projekta izdevumu pozīcijas šim darbiniekam šajā Projektā. Tikai šīs projekta pozīcijas varēs norādīt projekta aktivitātēs dotais darbinieks.
• Sākuma /Beigu datums  - Datums, kad darbinieks sāk/beidz darbu projektā. Tikai šajā periodā darbinieks varēs reģistrēt projekta aktivitāšu ierakstus.

Šo sadaļu var aizpildīt automātiski ja komandas dalībnieki ir norādīti projekta grupas ierakstā. 

Sadaļa Perioda piesaiste

Perioda piesaiste ļauj sadalīt projekta budžeta vērtības pa mēnešiem vai gadiem. Šī funkcionalitāte palīdz finanšu plānošanā un projekta izmaksu un ieņēmumu izsekošanā laika gaitā. Sadaļa parādās tad, ja galvenajos iestatījumos > Projekta parametri > ieslēgta opcija "Izmantot projekta budžeta perioda sadalījumu". 

• Pa gadiem -  ieņēmumu un izdevumu sadali veic pa gadiem (max.3 uz priekšu)
• Pa mēnešiem - ieņēmumi un izdevumi tiek sadalīti un attēloti, sadalot pa mēnešiem (max 36 mēneši). Sākumā summas var sadalīt pa gadiem un tad pārslēgt uz mēnešiem un veikt tālāku sadali pa mēnešiem.
• Gads - iespēja ierakstīt gadu uz kura mēnešiem vēlas skatīties sadalē.
• Slēgts līdz datumam - attēlo datumu līdz kuram Projekta budžeta sadalījums ir aizpildīts ar faktiskajiem datiem (apkalpošana Aizpildīt reālos datus budžeta sadalē) un tie nav maini.
• Kopsavilkuma lauki,  norāda kopējos ieņēmumus un izdevumus visā Projektā.
• Ienākumi - kopējie Projekta ienākumi (no Budžeta).
• Piesaistīts (ienākumi) - attēlo kopējo tabulā piesaistīto (sadalīto) ienākumu summu.
• Nepiesaistīts (ienākumi) - attēlo starpību starp Ienākumi un Piesaistīts.
• Izmaksas - kopējās Projekta izmaksas. (no Budžeta).
• Piesaistīts (ienākumi) -  attēlo kopējo tabulā piesaistīto (sadalīto) izmaksu summu.
• Nepiesaistīts (ienākumi) - attēlo starpību starp Izmaksas un Piesaistīts.
• Poga "Sadalīt periodu" - veic automātisku budžeta vērtību sadali pa periodiem vienādās daļās.
• Apstiprināja - informatīvs lauks, kas norāda Darbinieku, kurš apstiprināja summu sadalījumu pa periodiem (no Projekta trīspunktes izvēlnes > Apstiprināt perioda piesaisti).
• Apstiprināšanas datums - datums, kurā veica apstiprināšanu.

Projekta ienākumu periodi

Attēlo ieņēmumu posteņus un to sadalījumu pa periodiem. 

• Artikula kods/grupa - Ieņēmumu sadale var būt pēc Artikulu grupas vai Artikulu koda (atkarībā no Projektu parametros iestatītā), dati no Budžeta.
• Projekta pozīcija - norāda Pozīciju, lai saistītus ieņēmumus ar konkrētām projekta pozīcijām (jāaktivizē Galvenie iestatījumi > Projektu parametri)
• Gadu/mēnešu kolonnās -  ievada / tiek attēlotas sadalītās summas pa periodiem.
• Budžetā - summa, kas ir kopējā budžetā.
• Piesaistīts - summa, kas jau ir sadalīta pa periodiem.
• Piesaistīt - atlikusī summa sadalīšanai.

Projekta izmaksu periodi

Attēlo izdevumu posteņus un to sadalījumu pa periodiem, līdzīgi, kā ieņēmumu sadaļā.

Saistītās darbības no trīspunktes izvēlnes

• Aizpildīt faktiskos datus perioda sadalījumā - aizpilda tabulu ar faktiskajiem datiem (ņemot vērā datus atskaitē Budžeta statuss periodā).
• Akceptēt perioda sadalījumu - ievieto Apstiprinātāju un datumu Perioda piesaistes sadaļā. 

Sadaļa Piegādātāju līgumi

Iespēja pievienot reģistrētos Piegādātāju līgumus, kas saistīti ar Projektu. Šī funkcionalitāte palīdz uzņēmumam efektīvāk organizēt sadarbību ar piegādātājiem, sekot līgumu nosacījumiem (cenas, daudzumi, termiņi) un optimizēt iepirkumu procesus.