Projektu grupas

Šajā rakstā:

Projektu grupas ir ieraksts, kas definē projektu grupēšanas un konfigurācijas iestatījumus sistēmā. Projektu grupas ļauj organizēt projektus pēc to tipa, konfigurēt automātiskos aprēķinus un noteikt dažādus projektu uzvedības parametrus. Šis ieraksts ir būtisks projektu pārvaldības sistēmas elements, kas nodrošina konsekventu projektu konfigurāciju un darbību.

Modulis Projekti > Iestatījumi > Projektu grupas

• Kods un Nosaukums - nosaka Projektu grupas unikālo kodu un nosaukumu.
• Projekta tips - nosaka kā tiek aprēķināti ieņēmumi un izmaksas projektiem.
  • Nav norādīts
  • Time & Material - ieņēmumi tiek aprēķināti pēc faktiskā patērētā laika un materiāliem, balstoties uz budžeta izlietojuma atskaitēm vai funkciju Veidot rēķinus no aktivitātēm.
  • Fiksēta cena - ieņēmumi tiek aprēķināti pēc nolīgtās līguma summas (fiksēta), rēķini izrakstīti saskaņā ar norēķinu plānu.
• Pieprasīt projekta pozīcijas - atzīmējot šo rūtiņu, projektiem šajā grupā obligāti jāizmanto izmaksu pozīcijas. Sistēma pieprasīs, lai projekta budžetā būtu definētas projekta izmaksu pozīcijas. Tāpat pozīcijas tiks pieprasītas visos izdevumu ierakstos - Rēķinos, Avansa norēķinos, Aktivitātēs utml.
• Artikula klases iepirkuma pieprasījumā - norāda Artikulu klases, kuras tiks ievietotas Iepirkumu pieprasījumos, ja tie veidoti no šī Projekta (no trīspunktes). Izmanto tiem artikuliem, kuru piegādes laiks ir ilgs.

Ienākumi aprēķināti no

• Realizācijas rēķins un priekšapmaksas rēķins - iekļauj gan parastos , gan avansa rēķinus.
• Realizācijas rēķins - iekļauj tikai parastos rēķinus ieņēmumu aprēķinā.

Izdevumu atzīšana noliktavas artikuliem:

• Piegādātāja rēķins un priekšapmaksas rēķins – izmaksas tiek atzītas pēc piegādātāja parastā vai avansa rēķina.
• Piegādātāja rēķins – izmaksas tiek atzītas tikai pēc Piegādātāja rēķina.
• Materiāls izmantots ražošanā – izmaksas atzīst, kad Artikuli norakstīti ražošanā (norakstīti).
• Artikuli nosūtīti nosūtīšanā – izmaksas atzīst, kad Artikuli nosūtīti no noliktavas (Nosūtīšanas ierakstā).

Projektu atskaitēs ieņēmumu/izdevumu atzīšanas brīdis var atšķirties no finanšu grāmatvedības. Tas ļauj uzskaitīt izmaksas un ieņēmumus agrāk, lai kontrolētu budžeta izpildi, izsekotu projekta BP un plānotu naudas plūsmu. Projekta atskaites tiešā veidā finanšu grāmatvedību neietekmē. Bieži projektu uzskaitē izmaksas un ieņēmumus ir nepieciešams uzskaitīt daudz agrāk nekā tie tiek reģistrēti finansēs. Tas palīdz arī naudas plūsmas plānošanai.

Finanšu Grāmatojumi

Projektu grupas ieraksts satur apakštabulu grāmatojumu piesaistei, kas ļauj konfigurēt, kā finanšu Grāmatojumi tiek attiecināti uz projektiem:

• Avota tabula - norāda tabulu (nosaukumu), no kuras tiek ņemti grāmatojumi.
• Konta numurs - norāda Konta numurs, kura apgrozījums tiek ielasīts.
• Kontakts - norāda Kontaktu, uz kuru reģistrēti grāmatojumi.

• Objekts - norāda Objektu, uz kuru reģistrēti grāmatojumi.

  Uzstādāmās vērtības ģenerējamam Projekta grāmatojuma ierakstam:

• Uzstādīt artikulu - Artikula kods, kas jāuzstāda Projekta grāmatojumā.
• Transakcijas puse - Darījuma puse (debets vai kredīts)
• Projekta pozīcija - Projekta pozīcija, uz kuru tiek attiecināti darījumi.
• Pozīcijas nosaukums - Projekta pozīcijas nosaukums.

Šī konfigurācija ļauj precīzi definēt, kā dažādi darījumi tiek attiecināti uz projektu un kā tie ietekmē projekta finanšu stāvokli. Šādā veidā var piesaistīt tādus grāmatojumus, kuriem parasti nav iespējams noteikt projektu. Visbiežāk šādi tiek attiecinātas darbinieku algas - algu grāmatojumā tiek ievietoti projektus raksturojošie objekti, šie grāmatojumi tiek piemeklēti pēc algu izmaksu konta un projekta objekta kombinācijas.

Automātiskie artikuli

Projektu grupa var definēt automātiskos artikulus, kas tiek pievienoti projekta tāmei:

• Artikula kods - Artikula kods, kas tiek automātiski pievienots.
• Artikula nosaukums - Artikula nosaukums.
• Aprēķina puse - Aprēķina puse (Izmaksas, Ieņēmumi).
• Pārrēķināšana - Pārrēķināšanas metode (Nav, Manuāli, Automātiski).
• Daudzuma formula - Formula daudzuma aprēķināšanai.
• Cenas formula - Formula cenas aprēķināšanai.

Šie automātiskie artikuli tiek izmantoti, lai automātiski aprēķinātu papildu izmaksas projekta tāmē, balstoties uz projekta datiem. Piemēram, var automātiski aprēķināt administrācijas izmaksas kā procentu no kopējām projekta izmaksām.

Automātiskie artikuli tiek pievienoti projekta tāmei projekta saglabāšanas laikā. Ja artikula pārrēķināšanas metode ir iestatīta uz "Automātiski", tad artikula daudzums un cena tiek automātiski pārrēķināti, balstoties uz definētajām formulām.

Papildu darbinieki

Projektu grupa var definēt papildu darbiniekus, kas tiek piesaistīti projektiem:

Atļaut tikai projekta personas aktivitātēs parametru, kas nosaka, vai aktivitātēs atļaut tikai projekta personas.

• Darbinieks - Darbinieks, kas tiek piesaistīts projektam.
• Darbinieka loma - Darbinieka loma projektā.
• Aktivitātes tips - Noklusējuma aktivitātes tips darbiniekam.
• Projekta pozīcija - Noklusējuma projekta pozīcija darbiniekam.
• Sākuma datums - Datums, no kura darbinieks ir piesaistīts projektam.
• Beigu datums - Datums, līdz kuram darbinieks ir piesaistīts projektam.
• Atļautie aktivitāšu tipi - Aktivitāšu tipi, kurus darbinieks var izmantot.
• Atļautās projekta pozīcijas - Projekta pozīcijas, kuras darbinieks var izmantot.

Šī konfigurācija ļauj definēt, kuri darbinieki ir iesaistīti projektā, kādas lomas viņi pilda un kādas aktivitātes viņi var veikt. Tas palīdz kontrolēt, kas var reģistrēt laiku un izmaksas projektā.

Noklusējuma pozīcijas

Projektu grupa var definēt noklusējuma izmaksu pozīcijas, kas tiek izmantotas Projektiem:

• Pozīcija - Projekta pozīcijas kods.
• Pozīcijas nosaukums - Projekta pozīcijas nosaukums.
• Projekta tips - Projekta tips, kuram šī pozīcija ir piemērojama.

Šīs noklusējuma pozīcijas tiek automātiski pievienotas jauniem projektiem, kas tiek izveidoti ar šo projektu grupu. Tas nodrošina konsekventu projekta struktūru un atvieglo projektu izveidi.

Projektu grupu izmantošana sistēmā

Projektu grupa tiek izmantota dažādos sistēmas procesos:

• Projektu izveidē – nosaka projekta konfigurāciju, pievieno noklusējuma pozīcijas un personas.
• Automātiskajos aprēķinos – pievieno automātiskos artikulus un veic aprēķinus pēc formulām.
• Darījumu apstrādē – nosaka, kā aprēķināt ieņēmumus/izmaksas un kā piesaistīt grāmatojumus, kā tiek aprēķināts projekta budžets.
• Projekta pozīciju pārvaldībā – kontrolē pozīciju obligātumu un noklusētās pozīcijas.
• Iepirkumu pieprasījumos – nosaka artikulu klasifikācijas, kuras tiek izmantotas iepirkumu pieprasījumu veidošanai no projekta

Pareiza projektu grupu konfigurācija var ievērojami atvieglot projektu pārvaldību, nodrošinot, ka visi projekti tiek veidoti un pārvaldīti konsekventā veidā, atbilstoši uzņēmuma vajadzībām un procesiem.