Atšķirībā no realizācijas rēķiniem, kuros tiek grāmatoti ieņēmumi gan finansēs, gan projektos vienlaicīgi, izdevumu pusē uzskaite ir atšķirīga. 

Izdevumi grāmatvedības uzskaitē

Izdevumi par projektu finanšu grāmatvedībā var reģistrēties dažādos brīžos, atkarībā no projekta satura un gaitas. Projektam, kura gala rezultāts ir saražots produkts, izdevumi grāmatvedībā rodas izstrādājumu nosūtot klientam vai dažkārt pat izrakstot realizācijas rēķinu (jo nosūtīšanas notiek citos periodos). Procesa gaitā radušies izdevumi par ārējiem pakalpojumiem reģistrējas uzreiz ar piegādātāja rēķina saņemšanu. Projekta izmaksās var tikt ieskaitītas darbinieku algas, tās grāmatojumā var rasties no algu aprēķinu ierakstiem. No šiem dažādajiem izdevumu grāmatošanas veidiem redzams, ka finanšu grāmatvedībā izmaksas visvēlāk nonāk par precēm, kuras tiek izmantotas projekta izstrādē. Šī iemesla dēļ projektu uzskaitei ir iespējams uzstādīt atšķirīgus izdevumu atzīšanas brīžus, lai ļautu projekta izmaksas kontrolēt daudz agrīnākā fāzē. 

Izdevumi projektu uzskaitē

Projektu uzskaitē izdevumus bieži vien jāreģistrē ātrāk, nekā finanšu grāmatvedībā, lai laicīgi kontrolētu budžetu. Projekta izmaksu reģistrēšanu iespējams iestatīt sekojošos veidos:

• Piegādātāju rēķins un priekšapmaksas rēķins - līdzīgi kā ieņēmumu pusē, arī izdevumu pusē izdevumus var reģistrēt jau ar priekšapmaksas rēķinu. Priekšapmaksas rēķins neveidos finanšu grāmatojumu, bet projekta atskaitēs jau tiks attēlots. Priekšapmaksas rēķina apmaksas un piesaistes principi projekta grāmatojuma veidošanā ir identiski kā realizācijas rēķinam. Svarīgi ņemt vērā, ka šie noteikumi būs identiski gan pakalpojumu rēķiniem, gan rēķiniem par precēm, kas nākuši no preču saņemšanām. T.i. iepērkot preci, kura tiek izmantota ražošanā, mēs atzīstam projekta izmaksas, pat ja ražošana vēl nav notikusi. Kombinācijā ar priekšapmaksas rēķiniem, mēs varam reģistrēt izmaksas par precēm, kuras tiek tikai pasūtītas no piegādātāja ar priekšapmaksas rēķinu. Šo veidu ir vērts izmantot, kad preču iepirkšanas izdevumi ir jāskatās kontekstā ar projektu ieņēmumiem un tā naudas plūsmu, t.i. preču iepirkšanas vajadzībām ir nepieciešami naudas līdzekļi, šie naudas līdzekļi būs nepieciešami jau apmaksājot piegādātāja priekšapmaksas rēķinu un līdz ar to var būt nepieciešamība projekta klientam veidot realizācijas priekšapmaksas rēķinu.

  Ar preču ražošanu saistītos projektos svarīgi paturēt prātā, ka materiālu iepirkums reģistrējas uz projektu vēl pirms sākusies ražošana. Projekta gaitā var nonākt līdz situācijai, kad nopirktais materiāls ir jāizmanto kādam citam projektam un šīs vienam projektam reģistrētās izmaksas ir jāpārnes uz kādu citu projektu. Šajā situācijā ir svarīgi izmantot noliktavas kustības, kurās tiek reģistrētas pārceltās preces un norādīti arī projekti - no kura, uz kuru tiek pārceltas šīs preces. Šīs noliktavas kustības reģistrēsies abos projektos; vienā - kā izdevumu samazinājums, otrā - kā izdevumu palielinājums. 

  Projekta grāmatojumus par izdevumiem veido tikai piegādātāju rēķini, noliktavas kustības, autoratlīdzības akti, avansa norēķini, aktivitātes un finanšu grāmatojumi (kur specifiski uzstādīts). Norakstīšanas, nosūtīšanas un ražojumi neveido izmaksas, jo tiek pieņemts, ka izmaksas jau grāmatotas iepērkot preci vai pārvietojot uz projekta noliktavu. 

  Lai izmantotu šo iestatījuma veidu ražojamo materiālu reģistrēšanai izdevumos, ir prasības pret artikulu pārvaldību:

  • iepirkumi jāveic ar atsauci uz noteiktu Projektu. Pasūtījumā piegādātājiem vai Piegādātāju rēķinā jābūt norādītam Projektam, bet tas parasti ir iespējams, ja projektu iepirkumi ir pietiekami lieli.
  • ja atsauci uz Projektu neveic iepirkuma brīdī, nepieciešams reģistrēt izmaksas iepirktiem materiāliem ar Noliktavas kustību. Šajā gadījumā Projektam jāuztur sava Noliktava, uz kuru tiek pārvietoti materiāli un noliktavas kustībā jānorāda gan Projekta noliktava, uz kuru pārvieto materiālus, gan Uz projektu - uz kuru projektu tiek reģistrētas izmaksas.
• Piegādātāja rēķins - identiski augšminētajam izdevumu grāmatošanas veidam: Izdevumu atzīšana saņemot piegādātāja rēķinu, bet priekšapmaksas rēķini tiek ignorēti. Piegādātāja rēķinā jānorāda Projekts.
• Materiāls izmantots ražošanā - gadījumos, kad projekta rezultāts ir saražota prece, bet tās izejmateriāli tiek iepirkti masveidā, bez atsauces uz projektu, projekta izmaksas var atzīt ražošanas brīdī. Šajā uzstādījumā izdevumu grāmatojumus veido Ražošanas, Norakstīšanas, Autoratlīdzības akti, Avansa norēķini un finanšu Grāmatojumi. Nosūtīšanas un ienākošie rēķini neveido projektu izdevumu grāmatojumus.
• Artikuli nosūtīti nosūtīšanā - projekta izdevumi reģistrējās nosūtot preci. Šis uzskaites princips ļauj reģistrēt izdevumus līdzvērtīgi finanšu grāmatvedībai. Preces nosūtīšanas ieraksta grāmatojums saturēs izdevumu rindas, tāpat arī projekta atskaites uzrādīs šis izdevumu rindas. Izmantojams arī gadījumos, kad prece netiek ražota, bet nosūtīta no kopējas noliktavas. Projekta izdevumu grāmatojumus veido Nosūtīšanas, Norakstīšanas, Autoratlīdzības akti, Avansa norēķini un finanšu Grāmatojumi.

Izdevumu pievienošana no finanšu Grāmatojumiem

Finanšu grāmatojums nesatur atsauci uz projektu un parasti arī nepiedalās projekta izdevumu atskaišu datu aprēķinos. Atskaitēs veido Projektu grāmatojumu dati, kas veidojas no ierakstiem pamatreģistros (Aktivitātes, Rēķini u.c.). Taču ir situācijas, kurās projekta izdevumu uzskaitei jāpieslēdz finanšu grāmatojumi. 

Projektu grupā iespējams iestatīt noteikumus, lai sistēma ņemtu vērā arī finanšu grāmatojumu datus projekta ieņēmumos un izdevumos. Vairāk lasīt šeit.

Finanšu grāmatojumu iekļaušana projekta datos var noderēt šādās sistuācijās:

• Ir iestatīta algu grāmatošana pa projektiem, to iespējams izdarīt norādot projektu objektus laika tabelēs + ar nelielām modifikācijām algu aprēķinu formulās. No šiem izdevumu kontiem vēlamies projektā reģistrēt darbinieku algas kā projekta izdevumus.
• Uz projekta izdevumiem iespējams pārlikt kāda pamatlīdzekļa nolietojuma daļu. Nolietojuma grāmatojums šim pamatlīdzeklim var tikt modificēts, atdalot daļu izdevumu uz vēlamā projekta pozīciju.
• Izdevumu modifikācijas, kam nav skaidru pamatdokumentu. Piemēram, priekšapmaksas rēķins par pasūtījumu piegādātājam apmaksāts, bet pēc vairākiem mēnešiem konstatējam, ka projekts jāslēdz un izdevumi par šo projektu var tikt reģistrēti uz citu projektu.