Projekta tāmes un budžeta veidošana

Tāme

Modulis Projekti > reģistrs Projekti > sadaļā Tāme.

Tāme paredzēta Projekta sākotnējo (aptuveno) izmaksu aprēķina ievadei. Sarežģītu aprēķinus sistēma nepiedāvā, tam izmanto specifiskas Excel tabulas. Tāmes dati ir noderīgi tālākiem projekta rezultātu pārskatiem. Tāmes datus nemaina pēc līguma noslēgšanas, tos vēlams saglabāt sākotnējā, līguma apjomā. No Tāmes datiem veido Budžetu, kas tālāk var tikt modificēts vai koriģēts laika gaitā. 

• Detalizācija, kādā tiek ievadīta tāme - pa artikuliem, artikulu grupām vai projektu pozīcijām ir brīva izvēle, atkarībā no procesiem. Jo detalizētāk dati tiks ievadīti, jo detalizētāk vēlāk tos varēs analizēt pret aktuālo budžetu un faktu.
• Veids:
  • Manuāls - rinda, kas ir manuāli ievadīta.
  • Automātisks aprēķins - tāmes rinda, kas ir automātiski aprēķināta, ņemot vērā Projekta grupā iestatītos Automātiskos artikulus. Mainot vienu artikula daudzumu, piemēram, projekta m2, mainīsies pārējo artikulu daudzumi.
  • Automātiski izlabots - tāmes rinda, kas ir automātiski aprēķināta, ņemot vērā Projekta grupā iestatītos Automātiskos artikulus, taču manuāli koriģēta pēc tam. Šādā gadījumā, mainot vienu artikula daudzumu, piemēram, projekta m2, šī izlabotā artikula daudzums vairs nemainīsies.
• Cenas aprēķina funkcionalitāte - Katrai tāmes rindai ir iespējams izmantot vienkāršotu cenas aprēķinu. Rindai ar norādītu artikulu, klikšķinot laukā Cenas aprēķins atveras neliela tabula, kurā var ievadīt vajadzīgās sastāvdaļas, kuras pieder izvēlētajam artikulam /  tāmes pozīcijai. Artikuli, cenas un daudzumi, kurus norāda aprēķinā, veido tāmes pozīcijas vienības cenu (kopsummu). Vēlāk pašā tāmē, šo artikula pozīciju varat norādīt kopā ar skaitu. Šādi var iegūt vienkāršotu tāmes aprēķina funkcionalitāti, piemēram, norādot ražojamos mezglus kādā būvniecības projektā, mēbeļu komplektus vai ko tamlīdzīgu. 

Trīspunkte > Pārveidot tāmi par budžetu - pārnes tāmes saturu uz Projekta ieraksta sadaļu Budžets. To ieteicams darīt tad, kad izmaksas ir saskaņotas ar Klientu un ir parakstīts Līgums.

Budžets

Modulis Projekti > reģistrs Projekti > sadaļā Budžets

Kad tāme ir saskaņota, veido projekta Budžetu. Budžets sastāv no divām sadaļām - ieņēmumu budžeta un izdevumu budžeta.

• Projekta ieņēmumi (Ieņēmumu budžets) ir plānotie projekta ieņēmumi no klienta. Iesākumā tie ir līguma nosacījumi, kas zināmi līguma noslēgšanas brīdī. Laika gaitā ieņēmumu budžets var mainīties saskaņā ar kādām līguma izmaiņām.
  
  Ieņēmumus var budžetēt pa Artikuliem vai Artikulu grupām. Vienā rindā jāizvēlas artikuls vai grupa, kura aprakstīs šo pozīciju. Abus laukus aizpildīt nav vēlams, jo norādot artikulu, sistēma tāpat zinās šī artikula grupu un projekta pārskatos vajadzības gadījumā sagrupēs arī pa artikulu grupām, ja ir norādīts artikuls. Ieņēmumus nav iespējams ievadīt pa projektu pozīcijām, tā ir tikai izdevumu budžeta iespēja. 

  Artikula vai grupas norādīšana nav obligāta, var norādīt arī tikai skaitu un cenu.

• Projekta izmaksas (Izdevumu budžets) var būt un var arī nebūt sasaistīts ar ieņēmumu budžetu. Uzsākot projektu, izdevumu budžets veidojas no Tāmes un parasti ir par peļņas procentu mazāks par ieņēmumu budžetu.
  
  Izmaksas iespējams ievadīt gan kā vienu rindiņu nenorādot nekādus papildu parametrus, gan pa artikuliem, grupām vai projektu pozīcijām. Jāizvēlas viens no veidiem kā veido budžetu, visus parametrus kombinēt nav vēlams.
• Koriģētais daudzums un Koriģētā summa - Projekta gaitā var rasties nepieciešamība pielāgot budžetu, ja tiek konstatēts, ka projekts nav izpildāms aprēķinātajās izmaksās. Projekta izdevumus var koriģēt kopā ar ieņēmumiem, ja ir panākta vienošanās ar klientu, bet var koriģēt neatkarīgi no ieņēmumiem, ja konstatēts, ka projekta izmaksu pieaugums ir izpildītāja atbildība.  Budžeta korekcijas var vadīt esošā Projekta ierakstā, vai veidot projekta Budžeta korekcijas ierakstus, lai saglabātu korektu vēsturi par katrām līguma izmaiņām vai par katru lēmumu, kad ir jāpalielina izdevumu budžets. Apstiprinot Budžeta korekcijas, Projekta ierakstā tiek aizpildīti lauki Koriģētais daudzums un Koriģētā summa.
• Pieprasīt projekta pozīcijas - atzīmējot šo rūtiņu, Projekta izdevumos obligāti būs jāievada Projekta pozīcija. Noklusēti nosaka Projektu grupā.
• Ienākumi/Izmaksas/BP/BP% - informatīvi lauki, kas aprēķina budžeta kopsummas.
• Koriģētie ienākumi/Koriģētās izmaksas/koriģētā BP/Koriģētais BP% - informatīvi lauki, kas aprēķina koriģētā budžeta kopsummas.

Ērtākai budžeta datu aizpildei Projekta grupā iespējams iestatīt sekojošas vērtības:

• Automātiskie artikuli. Ievadot vai importējot projekta budžeta saturu (gan ieņēmumiem, gan izdevumiem) var uzstādīt automātiski aprēķināmus artikulus. Piemēram, budžetā iekļaujot noteiktus izejmateriālus, varam aprēķināt, cik daudz darba nepieciešams šī materiāla izstrādei.
• Noklusējuma pozīcijas. Ievadot jaunu projektu, varam norādīt, kādas izdevumu pozīcijas projektam obligāti būs jāaizpilda. Piemēram, pasūtījuma mēbeļu ražošanā tie varētu būt rasēšana, sagāde, ražošana utml. Pozīcijas tiks ievietotas automātiski, norādot projekta grupu.