Kā nosūtīt e-pastu klientam par apmaksas termiņa tuvošanos? Automātiski, ar periodiskām darbībām.

Šajā rakstā:

Strādājot ar lielu rēķinu skaitu, nereti rodas nepieciešamība uzlabot klientu maksāšanas kultūru atgādinot par neapmaksāta rēķina samaksas termiņa tuvošanos. MONEO ļauj automātiski nosūtīt e-pastus vai SMS ziņas par rēķinu, kuram apmaksas termiņš ir noteiktu dienu skaita attālumā (vai noteiktu skaitu dienu pārsniegts).

Šīs funkcionalitātes darbībai vairākos soļos jāiestata automātisko E-pastu vai SMS ziņas veidošanos balstoties uz izmaiņām Lietotāju notikumu tabulā. Savukārt Lietotāju notikumi veidojas no Apkalpošanas.

Kā darbojas funkcionalitāte?

1. Pienāk noteikts dienu skaits līdz rēķina apmaksas termiņam.
2. Ar apkalpošanu (Realizācija > Apkalpošanas > Veidot lietotāja notikumus par neapmaksātiem rēķiniem) veidojas Lietotāja notikumi par katru tādu rēķinu. 
3. Automātiski izveidojas un nosūtās e-pasts vai SMS, tiklīdz Lietotāja notikums ir izveidots.

E-pasta paziņojums

Izveido jaunu ierakstu modulī E-pasts > Iestatījumi > E-pasta paziņojumi, kurā norādi:

• Apraksts - ievadi saprotamu šī iestatījuma aprakstu.
• Veidot  - atzīmē Veidot e-pastu
• Izmaiņas tabulā : norādi _journal.userevents (Lietotāja notikumi)
• Standarta teksts: Norādi nepieciešamo standarta tekstu, kuru vēlies izmantot e-pasta tekstā.
• Izmaiņu veids : atzīmē Izveidots ieraksts
• Tabulā:
  • Jaunā vērtība/izteiksme : ieraksti: eventid
  • Darbība: Vienāds
  • Vecā vērtība: ieraksti: "sales.unpaidinvoices.late"
• Sadaļā E-pasta parametri norādi Saņēmēji no ieraksta formulu : =_base.lookupdata("contacts.contacts", contactcode, "EMail")

Lietotāja notikumu parametri

Pēc e-pasta paziņojuma uzstādīšanas sistēma ir gatava ģenerēt e-pastus, kad izveidojas ieraksti Modulis Administrācija > Lietotāja notikumi tabulā (_journal.userevents). Izmanto šo tabulu, lai pārliecinātos, ka notikums ir izveidojies par pareizajiem rēķiniem.

Pirms šos ierakstus varam ģenerēt, ir jāuzstāda kā Lietotāja notikuma ierakstā tiks aizpildīts Kontakta lauks un tā Komentārs. Iestati to sekojoši: 

1. MONEO galvenie iestatījumi > Lietotāja notikumu parametri izveido rindiņu neapmaksāto rēķinu notikumam sekojoši:
2. Notikuma ID: Neapmaksāti realizācijas rēķini tiek kavēti
3. Uzstādīt komentāru: ieraksti paziņojuma tēmu (tekstam jāizmanto pēdiņas): "Sveiks, klient, šis ir draudzīgs atgādinājums par rēķinu"
4. Uzstādīt kontaktu: ievadi sekojošu formulu, kas piemeklēs klientu no rēķiniem: _base.lookupdata("sales.invoices", linkedid, "custcode")

Šos datus vēlāk izmanto e-pasta paziņojumu iestatījums.

Lietotāju notikumu ģenerēšana

Lietotāja notikumus ģenerē ar Apkalpošanu. 

1. Modulis Realizācija > Apkalpošanas > Notikumu ieraksti par neapmaksātiem rēķiniem.
2. Šajā apkalpošanā norādi Kavēto dienu skaitu, par kuru jāsameklē rēķini. Dienu skaits ir pozitīvs skaitlis, ja rēķins ir kavēts un negatīvs skaitlis, ja rēķinam līdz apmaksas datumam vēl ir palicis kāds dienu skaits. 
3. Norādi Kavētās dienas -2 un palaid apkalpošanu. Sistēma sameklēs visus rēķinus, kuriem apmaksas termiņš pienāks pēc divām dienām (Neapmaksāto rēķinu žurnālā kolonna kavētās dienas uzrāda -2). 
4. Izpildot visus augšminētos iestatījumus, sistēma uzģenerēs e-pastus par katru rēķinu, kurš atbilst šim nosacījumam. 

Šādam atgādinājumam ir nozīme, ja apmaksas tiek pārbaudītas regulāri, tādēļ Apkalpošanu ieteicams iestatīt tā, lai tā palaižas automātiski – katru dienu, izmantojot Sistēma > Iestatījumi > Periodiskās darbības. (Ņem vērā, ka šādai Periodiskai darbībai sadaļā Rezultāts > Darbība nekas nav jānorāda, jo e-pasti tiks ģenerēti balstoties uz izmaiņām Lietotāja notikumos. Dotā Periodiskā darbība tikai palaidīs Apkalpošanu, kas viedos Lietotāju notikumus).

Kad Lietotāja notikumi ir uzģenerēti sistēma automātiski nosūta e-pastus vai SMS.