Kā automātiski sadalīt izmaksas pa objektiem (izmaksu posteņiem / dimensijām)?

Šajā rakstā:

Uzņēmumā var rasties nepieciešamība izdevumus dalīt pa iepriekš noteiktu izmaksu posteņiem/dimensijām. MONEO šādi posteņi tiek saukti par objektiem. Šāda vajadzība var rasties, ja uzņēmumā ir vairāki departamenti vai nodaļas, kuras dala kopīgas izmaksas (piemēram, par biroju). Uzņēmumiem, kuri strādā projektu orientētā biznesa procesā, arī darbinieku izmaksas iespējams ir jādala pa projektiem. 

Zemāk aprakstītas vairākas metodes, kā dalīt izmaksas pa objektiem. Neatkarīgi no izmantotā veida, visos variantos par izdevumu posteni uzskatam Objektu, kurš pieder pie noteikta Objektu tipa.

• Objektu tips ir dimensija - departamenti, projekti vai darbinieki.
• Objekti šajā dimensijā ir detalizācija - departamentu gadījumā tas ir viens objekts katram departamentam, projektos - viens objekts katram projektam.

Dalīšana pēc statiskas proporcijas

Situācijās, kad dalīšanas noteikumi ir iepriekš zināmi, uzstādāmi un jāmaina pietiekami reti var izmantot vienkāršāko no dalīšanas veidiem - lietojot Autogrāmatojumu funkcionalitāti. Autogrāmatojumu var veidot, norādot katrā rindā savu Objektu tipa Objektu un pretī norādot sadalījuma procentu. 

Šāds autogrāmatojums var tikt piesaistīts pie izmaksu kontiem vai norādīts manuāli ienākošajos rēķinos un avansa norēķinos.

Vairāk par autogrāmatojumu veidošanu var izlasīt šeit: Autogrāmatojums un kad to lieto?

Autogrāmatojumi ar mainīgu proporciju

Ir biznesa procesi, kuros dalījums periodiski mainās. Piemēram, izmaksu dalījums pa departamentiem mainās atkarībā no tā, cik stundas/dienas katrs departaments strādājis (ievadījis aktivitātes) vai, piemēram, dalījums pa pārdošanas komandām mainās atkarībā no pārdotā apjoma.

Šajā scenārijā pēc mēneša rezultātu apkopošanas uzņēmums var izlemt kopējos izdevumu rēķinus dalīt pa šīs noteiktās dimensijas objektiem. Šo dalījumu lietotājs var ievadīt manuāli autogrāmatojuma ierakstā, bet pastāv iespēja kā šo procesu automatizēt.

1. Veido Autogrāmatojuma grupu - tā ļaus Autogrāmatojumam piesaistīt Objektu sadalījuma aprēķina noteikumus. Piemēram, ievadītā laika sadale pa projektiem. 
   • Norādi Grupas kodu, piemēram, PROJ.
   • lauku grupā Aprēķins norādi Sadalīt pēc objekta tipa.
   • lauku grupā Sadalīšanas parametri aizpildi:
     • Objekta tips - norādi objektu tipu, kurā atrodami vajadzīgie dimensijas objekti, piemēram P (Projektiem).
     • Objekti - norādi konkrētus objektus, ja vēlies ierobežot objektu sarakstu, par kuriem tiks veikti aprēķini. Ja lauku atstāsi tukšu, būs pieejami visi dotā tipa Objekti.
     • Formula - norādi formulu, kura aprēķinās katra objekta summu. Summa tālāk tiek izmantota procenta aprēķinā. Piemēram, norādīsim sekojošu formulu:
       
       projects.get_project_time_duration(startdate, enddate,"","","",object)
       
       Šī formula aprēķinās laika periodā patērēto stundu skaitu uz katru projektu. Piemēram Objekts P001 - 15 (30%)
       Objekts P002 - 35 (70%)
       
       Lai šāda formula strādātu, datu bāzē jābūt uzstādītiem Projektiem, kuru kodi sakrīt ar šī projekta Objektu, t.i. ir jābūt Projektam P001 un jābūt arī Objektam ar kodu P001.
   • lauku grupā Puse: Debets vai Kredīts - norādi vai autogrāmatojuma sadalījums jāievieto debeta vai kredīta pusē.
   • Konts - norādi izmaksu kontu, ja tas ir iepriekš zināms. Ja izmaksu konts jāņem no dokumenta, kurā šis autogrāmatojums būs ievadīts, tad atstāj to tukšu.
   • PVN kods - norād PVN kodu, ja dokumentos automātiski jāievieto PVN kods.
     
2. Izveido jaunu Autogrāmatojuma ierakstu -  Norādi autogrāmatojuma Kodu, piemēram, DEP_LAIKS un pievieno iepriekš izveidoto autogrāmatojuma Grupu PROJ.
   
3. Modulis Finanses > Apkalpošanas > Pārrēķināt autogrāmatojumus.
   • norādi autogrāmatojuma Grupu, kurai jāveic pārrēķins, piemēram PROJ.
   • norādi Sākuma un Beigu datumus, par kuru periodu tiks veikts (patērētā laika) aprēķins.
     
     Apkalpošanas darbības loģika ir sekojoša: tā apskata visus autogrāmatojuma grupai piesaistītos autogrāmatojuma ierakstus un pārbauda, vai šiem autogrāmatojumiem ir piesaistīta sadales aprēķina formula. Autogrāmatojuma Grupā norādītajam Objektu tipam tiek sameklēti visi Objekti un uz katru Objektu tiek izsaukta formulā norādītā izteiksme. Katram Objektam iegūtais rezultāts tiek pārrēķināts par procentu, kurš kopā ar attiecīgo Objektu tiek ievietots autogrāmatojuma ierakstā. Pēdējā rindā autogrāmatojumā procenta vietā būs simbols '=', kas apzīmē, ka viss atlikums tiek likts uz pēdējo rindu. Šai Apkalpošanai nav svarīgi, vai formula atgriež stundas vai valūtas vērtību vai kādu virtuālu daļskaitli, jo gala rezultāts jebkurā no gadījumiem ir procents, kurš iegūts no Objektu rezultātu savstarpējās proporcijas.
     
     Apkalpošanas rezultātā tiks aprēķināta proporcija visiem Objektu tipa (PROJ) Objektiem (P001, P002) un ievietota Autogrāmatojuma (DEP_LAIKS) ierakstā.
     
     
     
     
4. Veido izdevumu dokumentus - lai Autogrāmatojums veiktu savu darbu tas ir jāievieto dokumentos, kuri rada izmaksas. Piemēram, Ienākošais rēķins par biroja nomu jāievada norādot šo autogrāmatojuma kodu. Autogrāmatojumu var piesaistīt arī izdevumu kontam, lai tā ievietošana notiktu automātiski pie noteiktu izdevumu reģistrācijas. Vairāk par autogrāmatojuma izmantošanu, lasi šeit.

Algu grāmatojumu sadale

Katra darbinieka algu izmaksu kontējumu var izveidot pēc individuāliem nosacījumiem. Zemāk aprakstīti dažādi veidi, kā iegūt izmaksu sadalījumu pa Objektiem. Katrs nākamais no aprakstītajiem veidiem paredz lielāku automatizāciju.

1. Sadalījums grāmatojumā no aprēķina. Vistiešākais veids, kā iegūt izmaksu sadalījumu algu grāmatojumā, ir ievietot šo sadalījumu tajā algu komponentē, kas grāmato izmaksas. Šī darbība būs jāveic katrā algu aprēķina ierakstā.
   
   Piemēram, komponente BRUTO grāmato bruto algas izmaksas uz kontiem 7220 vai 7210. Komponentes ieraksta sadaļā Kontējums, lauku grupā Objektu summu sadalījuma veids norādi Saglabāt algu aprēķinā.
   
   Algu aprēķinā BRUTO komponentes rindiņā laukā Objekti, nospiediet uz "+" simbola. Parādīsies apakštabula, kurā var norādīt objektus un tiem pretī summu, kura būtu jāgrāmato uz attiecīgo objektu pie šīs komponentes izmaksu konta.
    
   Šādu algu aprēķinu grāmatojot šis summu sadalījums tiks izmantots, lai sadalītu bruto summu pa norādītajiem objektiem. Summas sadalījums pa Objektiem Algu aprēķina ierakstā būs jāievada katru reizi manuāli. Šāds ievades mehānisms nav ērts, tādēļ to ieteicams automatizēt - skatīt zemāk.
2. Sadalījums no Laika tabulas. 
   • BRUTO komponentē sadaļā Kontējums, lauku grupā Objektu summu sadalījums norādi veidu Izmantot citas komponentes saglabāto sadalījumu un laukā Komponente ievieto komponenti NOSTRS, kurā jānorāda Objektu summu 
     kurā jānorāda Objektu summu sadalījumu veids  - Saglabāt algu aprēķinā

     NEW
      

      

      

     sadalījuma veids > Saglabāt algu aprēķinā 
     kurā jānorāda Objektu summu sadalījumu veids  - Saglabāt algu aprēķinā
      

      

      

     . Šī komponente standarta datu sagatavē glabā stundu skaitu, kas ievadīts laika tabulās.
     
   • Laika tabulā pie katra darbinieka stundu rindiņas sadaļā Sadalījums laukā Stundu sadalījums pa objektiem nospied "+". Atvērsies tabula, kurā var norādīt Objekta kodu un tam pretī stundu skaitu, kas jāattiecas uz šo Objektu. Jāņem vērā, ka šajā sadalījumā ir jāvada tieši stundu skaits un tas nedrīkst pārsniegt šajā rindā pa dienām ievadīto stundu skaitu. Sadalījumā ievadīto stundu skaitu var salīdzināt ar laukiem Objektu sadalījumā un Kopā.
     
     Kopējais objektu sadalījumā laika tabulā ievadītais stundu skaits būs redzams sadaļā Kopsummas laukā Objektu sadalījumā. Kopējo stundu sadalījumā saskaitīto stundu skaitu ir vērts iznest ierakstu sarakstā, lai ātri pamanītu, vai laika tabulā ir vai nav ievadīts objektu sadalījums. 
     
     
     
     
   • Pēc šādas laika tabulas apstiprināšanas un aprēķinu izveidošanas, laika tabulā norādītais stundu skaits tiks ievietots aprēķinā pie komponentes NOSTRS. Šīs komponentes proporcija tiks izmantota grāmatojot BRUTO komponentes vērtību.
3. Automātisks sadalījuma aprēķins laika tabulā. Dažkārt ir iespējams izvairīties no manuāla sadalījuma ievades un iegūt nepieciešamo sadalījumu no citām sistēmas daļām. Pastāv iespēja uzstādīt automātiski aprēķināmu laika sadali katram darbiniekam individuāli balstoties uz uzstādītas formulas rezultāta. Piemēram, darbiniekiem, kuram ir ievadītas aktivitātes uz projektiem ir iespējams iegūt projektu sadalījumu ar formulas palīdzību. Citās situācijās sadalījumu var noteikt balstoties uz pārdošanas rezultātiem, kas ir iegūstami no finanšu formulām. Zemāk aprakstīts piemērs ar stundu sadali pa projektiem.
   • MONEO galvenie iestatījumi > Algu parametri > sadaļa Laika tabulas.
     • Atzīmē Laika tabulā stundu sadalījums > Sadalīt pēc objektu tipa. 
     • Sadalīšanas parametri > Objekta tips - norādi Objekta tipu, pēc kura piemeklēt sadalāmos objektus. Piemēram, PROJ.
     • Formula - norādi formulu, kura ļauj iegūt stundu skaitu uz darbinieku pret katru objektu.
       
       
       
       Piemēram:
       
       projects.get_project_time_duration(startdate, enddate,"",employee,"",object)
       
       Šī formula aprēķina norādītajā laika periodā patērēto laiku uz darbinieku (kods employee) un projektu (objekts sakrīt ar projektu). Startdate un enddate ir laika tabulas sākuma un beigu datumi. Jāņem vērā, ka šis iestatījums paredz, ka projektu un objektu kodi sakrīt. T.i. Projektam 001 būs atbilstošs Objekts 001. Dažkārt Objektus uz Projektiem mēdz veidot pievienojot burtu "P" pirms projekta numura, šī atšķirība tad attiecīgi jāatspoguļo formulā.
       
       Izteiksmei vienmēr jāatgriež stundu skaits, kas piesaistāms pie objekta, jo kopējais objektu sadalījuma stundu skaits nedrīkst būt lielāks kā attiecīgās rindas stundu skaits. Šis ierobežojums jāņem vērā rakstot formulu. Iespējams, ka nepieciešamie dati sadalījumam ir iegūstami nevis kā stundu skaits, bet kāda cita mērvienība (pārdošanas apjoms EUR vai skaits gabalos). Šajā gadījumā rezultāta formulu nepieciešams papildināt tā, lai iegūtais rezultāts ir stundu skaits. Zemāk viens piemērs šādai formulai:
       
       finance.Turnover("6110","", startdate, enddate, "", object) * (rowhours / finance.Turnover("6110","", startdate, enddate, "", ""))
       
       novienkāršojot, šis pieraksts var tikt aprakstīts šādi:
       
       [rezultāts uz objektu] * ([rindas stundu skaits laika tabulā] / [kopējais rezultāts uz visiem objektiem]) un formula iedos 6110 konta apgrozījuma sadalījumu pa norādīto objektu tipu.
   • Laika tabulas aizpildīšana. Laika tabulas rediģēšanas ierakstā ir pieejama trīspunktes opcija Ievietot objektu sadalījumu. Pēc visu stundu ievades, pēdējā darbība pirms apstiprināšanas ir šīs opcijas izsaukšana, lai sistēma izrēķina katra darbinieka stundu sadalījumu pa visiem norādītā objekta tipa objektiem.