Kā ierobežot piekļuvi algu un personāla informācijai?

Šajā rakstā:

Darbinieku algas lielums uzņēmumos ir konfidenciāla informācija, tādēļ tās pieejamības ierobežošanai ir jāpievērš pastiprināta uzmanība. MONEO ir integrēta daudzmoduļu sistēma, kurā katrs modulis var būt saistīts ar citiem moduļiem visdažādākajos veidos, kas var nebūt acīmredzami ikdienas lietotājam.

Zemāk ir aprakstīti galvenie soļi, kurus ir ieteicams izskatīt un pieņemt lēmumu par informācijas ierobežošanu.

1. Algu un personāla modulis

Algu un personāla moduļi ir galvenā algu datu un aprēķina funkcionalitātes atrašanās vieta. Moduļa slēgšana būtu pirmais darāmais darbs definējot pieejas pie darbinieku algu informācijas. Algu modulis satur gan Algu aprēķinu ierakstus, gan darbinieka līgumus, gan virkni atskaišu, kas ļauj iegūt informāciju par algas lielumiem. Vienkāršākais veids ir slēgt pieeju modulim veidojot pieejas lomas ierakstu modulī Sistēma > Iestatījumi > Pieejas lomas. Tālāk lomu pievienojot pieejas grupai un norādot grupu lietotāja kartiņā.

Jāņem vērā, ka moduļa slēgšana noslēdz izvēlnes saiti uz pašu moduli, bet modulī pieejamie elementi var būt pieejami arī citās sistēmas daļās, tādēļ papildu jānorāda arī atskaites, importi, eksporti, iestatījumi sekojošā veidā:

2.Kontakta (Darbinieka) ieraksts

MONEO Kontaktu reģistrs tiek izmantots, lai glabātu informāciju par visiem kontaktiem vienuviet, tas ietver:

• Klientus
• Piegādātājus
• Kontaktpersonas
• Darbiniekus
• Ražotājus
• Potenciālos klientus

Kontaktu sarakstā katram ierakstam ir piešķirtas vajadzīgās pazīmes, lai noteiktu tā veidu. Katrs kontakts vienlaicīgi var būt vairāki kontaktu veidi. Piemēram, darbinieks var būt arī piegādātājs un pat klients. Šādā veidā visa ar kontaktu saistītā informācija tiek saistīta ar vienu un to pašu ierakstu un ļauj iegūt vienotu kopainu par uzņēmumu vai fizisku personu.

Tas savukārt nozīmē, ka Kontaktu reģistrs savas plašās funkcionalitātes dēļ, arī ir reģistrs, kurā var būt pieejama darbinieka algu aprēķinu informācija. Lietotājam, kam ir pieejams Piegādātāju saraksts, neredzēs darbinieku sarakstu. Tas pats saistāms ar Klientu sarakstu. Pilnais kontaktu saraksts, kas ietver pilnīgi visus kontaktus ir pieejams Iestatījumos modulī Realizācija, Piegādātāji, Integrācija, Klientu pasūtījumi, Kase un Personāls. Ja lietotājam ir pieeja pie šiem moduļiem, tad visticamāk, viņam būs pieejams arī Kontaktu reģistrs. Darbinieku saraksts var būt pieejams arī Avansu norēķinu modulī, kur tiek ievadīti avansu norēķinu ieraksti uz katru darbinieku.

Kontakta ierakstā ir sekojošas tabulas (dati), par kuru rādīšanu vai slēgšanu ir jāpieņem lēmums:

• personas kods [reģistrācijas numurs] - šī informācija ir pieejama visiem kontaktu reģistra skatītājiem, jo reģistrācijas numurs un personas kods ir viens un tas pats datu lauks. Tas arī nozīmē, ka lietotājam, kam ir pieeja pie kontaktu reģistra ir pieejams šis lauks. Tā slēgšana nozīmētu slēgt arī reģistrācijas numura lauku. Tas ir iespējams ar pieejas tiesībām slēdzot individuālus laukus (RegNr) kontaktu reģistrā.
• Sadaļa "Darbinieks" - papildu personas kodam, šajā sadaļā pieejami arī dzimšanas dati, pilsonība un VSA apdrošināšanas statuss, kas potenciāli var tikt uzskatīti par ierobežojamu informāciju. Šie lauk ir slēdzami papildinot pieejamu pie kontaktu reģistra  - slēdzot individuālus laukus.
• Sadaļa "Radinieki" - uzņēmumos, kuri saglabā darbinieku radinieku informāciju personāla pārvaldības vajadzībām var vēlēties slēgt pieeju pie šīs sadaļas datiem. Tie ir slēdzami kontaktu kartiņā slēdzot laukus relatives.name, relatives.birthdate, relatives.reltype utml. 

Ja darbiniekam aizver pieeju dokumentiem vai darba līgumiem, viņš joprojām Darbinieku portālā redzēs savus datus. Portāls pēc noklusējuma rāda tikai konkrētā darbinieka informāciju.

3.Maksājuma uzdevumi

Darbiniekiem, kuriem nepieciešams sekot ienākošo rēķinu apmaksai, mēdz piešķirt pieeju pie Maksājumu uzdevumu reģistra. Tomēr jāņem vērā, ka maksājumu uzdevumi satur arī darbinieku algu maksājumu uzdevumus. Maksājumu uzdevumus nav iespējams nodalīt divās daļās, līdz ar to pieeja šim reģistram būtu jānoslēdz. Nepieciešamo ienākošo rēķinu apmaksas informāciju ir iespējams iegūt arī atskaitē Neapmaksāto rēķinu žurnāls, Rēķina statuss (no Ienākošā rēķina rediģēšanas loga) un neizmantot Maksājumu uzdevumu reģistru.

4.Galvenā grāmata

Galvenā grāmata ir atskaite, kas ļauj iegūt datus no finanšu grāmatojumiem. Gadījumos, kad biznesa process prasa ieraudzīt kāda zināma, definēta konta apgrozījumu, ir jāpārdomā, vai galvenā grāmata ir labākais veids, kā šos datus iegūt. Šī atskaite pēc uzbūves paredzēta pilnu datu iegūšanai par finanšu grāmatojumiem. Lielākā daļa datu ir iegūstami arī no citām sistēmas daļām. Ja tomēr ir pieņemts lēmums ierobežot Galveno grāmatu, tad daļa no darba ir atlases parametru ierobežošana.

Atlases datu lauku ierobežošana

Jebkuras atskaites atlases parametru laukus var padarīt tikai lasāmus, t.i. tos laukus nevarēs mainīt atlases logā.

Tas var tikt izdarīts norādot rindiņu ar parametriem:

• Veids: Atskaite
• Kods: finance.MainNLRep
• Parametrs: filter.accnumber
• Pieejas līmenis: skatīt vai slēgt

Šāda rinda padarīs Galvenās grāmatas Konta lauku tikai lasāmu. 

Atlases parametru automātiska uzstādīšana

Atlases parametri padarīti par lasāmiem uzstāda nākamo vajadzību - šos atlases parametrus vajadzētu automatizēt, jo lietotājs tos nevarēs mainīt, bet tiem jāatbilst biznesa procesam. Automātiskus atlases parametrus var uzstādīt sekojoši:

1. Modulī Sistēma, iesatījums Atskaišu parametri atrodiet ierakstu ar atskaites kodu finance.MainNLRep. Katram lietotājam būs savs ieraksts, kurš šo atskaiti ir laidis. Ja ir pieejams, sameklējiet slēdzamā lietotāja ierakstu pēc lietotāja ID (iegūstams kompānijas lietotāju sarakstā). 
2. Ieraksta sadaļā Atlase jābūt rindai ar kodu accnumber. Šīs rindas laukā Formula ierakstiet nepieciešamo uzstādāmo vērtību kā formulu. Formula var būt izteiksme kas mainās atkarībā no kādiem darbinieka parametriem, bet var būt arī statiska vērtība. Piemēram ievadot "6110" (ar pēdiņām) uzstādīs kontu 6110 pēc noklusējuma.

Ar galveno grāmatu saistītās tabulas

Lai ierobežotu lietotāja iespējas izmantot tālāk galvenā grāmatā iegūstamos datus ieteicams slēgt tabulas Grāmatojumi un Konti. Konta ierakstā ir iespēja izsaukt galvenās grāmatas atskaiti par attiecīgo kontu. Grāmatojumi savukārt ļauj no saraksta sameklēt jebkuru grāmatojumu. 

5.Daļēja Algu un Personāla moduļa slēgšana

Gadījumos, ja tomēr Algu un Personāla moduļi ir jāslēdz daļēji, piemēram, jāļauj ievadīt Laika tabulas, tad iestatījumi jāveido īpaši uzmanīgi: jāatļauj piekļuve Personāla modulim, jāslēdz visas tabulas (hr.* slēgts) pilna piekļuve Laka tabulas tabulai.

Laika tabulas

Bizensa procesos, kuros komandu vai darba grupu vadītājiem jāievada darbinieku laika tabeles, var būt nepieciešamība šajos ierakstos slēgt Stundas likmes un kopējo Algas bruto summu laukus. Laika tabulās ir sekojoši ar algu saistīti skaitļi:

• Stundu tabulā, sadaļā "Kopsummas" - tarifs (stundas likme) un summa (likme reizināta ar stundām). Laukus var slēgt norādot lauku contracthours.hourrate, contracthours.rowsum utml. priekš tabulas payroll.timetables
• Kopsummu sadaļā ieraksta galvā - lauku grupa "summas" ar laukiem Darba stundas, Virsstundas utt. Laukus var slēgt norādot lauku totalsum, totalworksum utml tabulai payroll.timetables.

Personāla nodaļas darbinieks, kurš nepiekļūst algu informācijai

Gadījumos, kad uzņēmumā strādā personāla daļas darbinieks, kuram jāierobežo pieeja algas informācijai (piemēram, darbinieks, kas reģistrē iesniegumus par atvaļinājumu vai sagatavo darba līgumus), ir jāatļauj pieeja personāla modulim. Šajā gadījumā jānoslēdz virkne tabulu, kuras ir pieejamas no modulī redzamajām tabulām.

Darba Līgumi

Darbinieka līgums satur informāciju gan par algu, gan par amatu un citiem ar līgumu saistītiem datiem. Ir virkne lauku, kas jānoslēdz no Līguma, lai darbiniekam nebūtu pieeja šiem datiem, galvenie varētu būt hourrate, salary kā arī visi apakštabulas details lauki. 

Līguma ierakstā piesaistītas arī citas tabulas, kurām būtu jāslēdz pieeja. Tie ir:

• Algu aprēķini
• Prombūtnes
• Līguma Izmaiņas
• Rīkojumi

Jāņem vērā, ka gadījumos, kad nepieciešama pieeja tikai daļai no rīkojumiem (piemēram, tikai par departamenta maiņu vai atvaļinājuma pieteikumu), tad jebkurā gadījumā jāatļauj pilna pieeja šai tabulai (Rīkojumi), jo ierakstu slēpšana pēc ieraksta veida ar pieejas tiesībām nav iespējama.

6.Pieejas tiesību pārbaude

Mainot pieejas tiesības ir vēlams vizuāli pārliecināties, ka visas nepieciešamās tiesības ir piešķirtas un viss liekais ir noņemts. To visvieglāk pārbaudīt sistēmā ieejot ar šādām tiesībām, jo tikai vizuāla pārbaude parādīs, kādas funkcijas katrā sistēmas daļā ir pieejamas un vai tās ir vai nav vajadzīgas procesa veikšanai.

Pārliecināties par pieejas grupas pareizību var piešķirot šo personas grupu sev, bet obligāti jāpārliecinās, ka attiecīgai personu grupai testēšanas periodā ir piešķirta arī pieejas loma Sistēmas modulim, tabulai Kompānijas lietotāji, Pieejas grupas un Pieejas lomas. Šādā veidā varēsiet pārliecināties, vai pieejas tiesības tiešām visu ierobežo bet spēsiet šīs tiesības sev arī atiestatīt uz sākotnējo stāvokli.