Kā ierobežot piekļuvi algu un personāla informācijai?

Šajā rakstā:

Svarīgi! Šim rakstam ir informatīvs raksturs, tas dod priekšstatu par to, kādas darbības un kā ir jāveic, lai ierobežotu datu piekļūstamību sistēmā. Katra uzņēmuma vajadzības atšķiras un atbildība par sistēmas iestatījumiem ir licences ņēmējam (Klientam). Sazinieties ar klientu atbalsta dienestu, lai saņemtu palīdzību par lietotāju piekļuves iestatījumu veidošanu.

Darbinieku algas ir konfidenciāla informācija, tāpēc svarīgi rūpīgi kontrolēt, kam tai ir pieeja. MONEO ir sistēma ar vairākiem savstarpēji saistītiem moduļiem, šīs saites var nebūt acīmredzamas ikdienas lietotājam. Tādēļ šajā rakstā apkopoti vairāki galvenie soļi, kurus ieteicams pārskatīt, lai pareizi ierobežotu piekļuvi informācijai.

1.Algu un Personāla modulis

Algu un personāla moduļos glabājas darbinieku algu dati un aprēķini. Lai ierobežotu pieeju šai informācijai, vispirms ieteicams slēgt piekļuvi šiem moduļiem.

Modulis Sistēma > Iestatījumi > Pieejas lomas. Veido pieejas lomu, kurā slēdz piekļuvi šiem moduļiem. Tālāk šo lomu pievieno Pieejas grupai, kas norādīta attiecīgajiem lietotājiem.

Jāņem vērā, ka moduļa slēgšana paslēpj tikai piekļuvi Modulim no galvenās izvēlnes, bet daļa informācijas var būt pieejama arī citur sistēmā. Tāpēc papildus jāierobežo arī atskaites, importi, eksporti un iestatījumi sekojošā veidā:

2.Kontakta (Darbinieka) ieraksts

MONEO Kontaktu reģistrs tiek izmantots, lai glabātu informāciju par visiem kontaktiem vienuviet, tas ietver:

• Klientus
• Piegādātājus
• Kontaktpersonas
• Darbiniekus
• Ražotājus
• Potenciālos klientus

Kontaktu sarakstā katram ierakstam var būt vairākas lomas. Piemēram, viens cilvēks var būt gan darbinieks, gan piegādātājs, gan klients. Tas ļauj visu informāciju par šo personu apvienot vienā vietā. Tāpēc Kontaktu reģistrā var būt pieejama arī darbinieku algu informācija. 

Ja lietotājam ir pieeja, piemēram, Piegādātāju vai Klientu sarakstam, viņš neredzēs Darbinieku sarakstu. Tomēr pilnais kontaktu saraksts (ar visiem kontaktiem) ir pieejams modulī,  Realizācija, Piegādātāji, Integrācija, Klientu pasūtījumi, Kase un Personāls (iestatījumos). Ja lietotājam ir pieeja šiem moduļiem, viņš, visticamāk, var piekļūt arī Darbinieku ierakstiem. Darbinieku saraksts var būt pieejams arī Avansu norēķinu modulī

Kontakta ierakstā ir sekojoši dati, par kuru rādīšanu vai slēpšanu uzņēmumam ir jāpieņem lēmums:

• Personas kods (reģistrācijas numurs) – šis lauks ir redzams visiem, kam ir pieeja Kontaktu reģistram, jo reģistrācijas numurs un personas kods ir viens un tas pats datu lauks. Lauka slēgšanu var izdarīt slēdzot konkrēto lauku (RegNr). Jāņem vērā, ka šī lauka slēgšana, noslēdz pieeju arī Klientu un Piegādātāju reģistrācijas numura laukam. 
• Sadaļa “Darbinieks” Kontakta kartītē – bez personas koda šajā sadaļā ir tādi dati kā: dzimšanas datums, pilsonība un sociālās apdrošināšanas statuss. Šo informāciju var ierobežot, slēdzot atsevišķus laukus kontaktu reģistrā.
• Sadaļa "Radinieki" Kontakta kartītē – ja uzņēmums glabā informāciju par darbinieku radiniekiem, pieeju šiem datiem var slēgt, aizliedzot attiecīgos laukus (piemēram, relatives.name, relatives.birthdate, relatives.reltype utml. )

Ja darbiniekam slēdz pieeju Dokumentiem vai Darba līgumiem, viņš joprojām Darbinieku portālā redzēs savus datus. Portāls pēc noklusējuma rāda tikai konkrētā darbinieka informāciju.

3.Maksājuma uzdevumi

Darbiniekiem, kuriem jāseko ienākošo rēķinu apmaksai, bieži dod pieeju Maksājumu uzdevumu reģistram. Taču tajā ir arī darbinieku algu maksājumi. Tā kā šos maksājumus nevar nodalīt, ieteicams šo reģistru slēgt.

Informāciju par rēķinu apmaksu var iegūt citur – piemēram, rēķina saraksta logā, kolonnā apmaksas statuss; no rēķina trīspunktes izsaucot "Rēķina statuss" vai apskatot atskaiti "Neapmaksāto rēķinu žurnāls".

4.Finanšu modulis un Galvenā grāmata

Ja lietotājam ir piekļuve Finanšu modulim, tad veikt pilnīgu piekļuves slēgšanu algas datiem nav iespējams (paliek acīm neredzamas iespējas datus iegūt), tādēļ rūpīgi pārdomājiet vai piekļuve Finanšu modulim ir absolūti nepieciešama. Ja piekļuve tomēr tie saglabāta, jāpārdomā piekļuves slēgšana atskaitei Galvenā grāmata.

Galvenā grāmata ir atskaite, kas rāda finanšu grāmatojumus. Ja darbiniekam ir nepieciešams redzēt konkrēta konta apgrozījumu, jāizvērtē, vai šī atskaite ir piemērotākais veids, jo tā paredzēta pilnai finanšu datu apskatei. Daļu informācijas var iegūt arī citās sistēmas vietās un piekļuvi Galvenajai grāmatai var slēgt. 

5.Daļēja Algu un Personāla moduļa slēgšana

Gadījumos kad Algu un Personāla moduļi ir jāslēdz tikai daļēji, piemēram, jāļauj ievadīt Laika tabulas, tad iestatījumi jāveido īpaši uzmanīgi.

Laika tabulas

Biznesa procesos, kur komandu vai darba grupu vadītājiem jāievada darbinieku laika tabeles, var būt nepieciešamība atļaut strādāt ar Laika tabulām, kas atrodas Algu un Personāla moduļos, tādēļ dotais modulis un reģistrs ir jāatver, pārējos paturot slēgtus, taču Laika tabulas ierakstā ir lauki, kas satur informāciju par algas lielumu, tādēļ šos lauks slēdz atsevišķi (norādot laukus sadaļā Parametrs).

• Laika tabulas sadaļā Līgumi ir lauki tarifs (stundas likme) un summa (likme reizināta ar stundām) Laukus var slēgt norādot tabulas payroll.timetables laukus contracthours.hourrate, contracthours.rowsum (ierakstot ar roku).

• Laika tabulas sadaļā Kopsummas ir  lauku grupa "Summas" ar lauku Kopā Summa. To var slēgt, norādot tabulas payroll.timetables lauku totalsum.

  

Personāla nodaļas darbinieks, kurš nepiekļūst algu informācijai

Biznesa procesos, kur personāla daļas darbiniekam ir jāierobežo pieeja algas informācijai (piemēram, darbinieks, kurš reģistrē iesniegumus par atvaļinājumu vai gatavo OVP kartes), ir jāatļauj pieeja personāla modulim, bet jāslēdz virkne citu tabulu un lauku.

Darba līgumi

Darbinieka līguma ieraksts satur informāciju algu, amatu, avansa summu un citiem ar algas apmēru saistītiem datiem, tādēļ tie jānoslēdz. Tāpat Līguma ierakstā ir sadaļas Algu aprēķini, Prombūtnes, Līguma izmaiņas, Rīkojumi, kurus var būt nepieciešams noslēgt - tas jānorāda atsevišķi (norādot sadaļā Parametri).

Amats

Amata ieraksts ir nepieciešams, lai reģistrētu Darba līgumu, taču tas var saturēt informāciju par algas apmēru (mēnešalga, stundas likme). Tādēļ piekļuvi reģistram atver, bet konkrētos laukus slēdz (norādot sadaļā Parametri).

Iesniegumi un Rīkojumi

Rīkojumu reģistrs var saturēt ierakstus arī par algas apmēra maiņu, tādēļ jāņem vērā, ka ierakstu slēpšana Rīkojumu reģistrā pēc to veida nav iespējama - ja piekļuve reģistram ir atvērta, visi ieraksti būs redzami.

6.Pieejas tiesību pārbaude

Mainot pieejas tiesības ieteicams pārliecināties, ka tās iestatītas pareizi. Visvieglāk to ir pārbaudīt piešķirot savam lietotājam minētās lomas/grupas un pieslēdzoties ar tām sistēmai no jauna, lai redzētu vai saskarē ir slēpti un pieejami tie reģistri un lauki, kas ir nepieciešami darba veikšanai. 

Svarīgi! Šajā testēšanas periodā ir svarīgi pievienot savam lietotājam arī pilnu piekļuvi Sistēmas modulim, tabulai Kompānijas lietotāji, Pieejas grupas un Pieejas lomas, lai vēlāk iestatītu savam lietotājam tiesības uz sākotnējo stāvokli.