Padomi ātrākam darbam ar CostPocket dokumentiem iesūtnē

Strādājot ar daudziem un dažādiem ierakstiem, kas digitalizēti ar CostPocket, dažādi uzņēmumi izmanto dažādas datu apstrādes plūsmas. Pārdomājot kā dokumenti nonāk grāmatvedībā un kā tie tiek apstrādāti, iespējams atrast savai darba plūsmai piemērotāko risinājumu. 

Šeit ir apkopoti mazi knifi un padomi, kas var palīdzēt Tev strādāt efektīvāk.

 

Ja čeku apstrādi veic sekretāre, grāmatvedis vai grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējs

1. Uzsākot darbu, ieteicams sašķirot dokumentus pēc iesniedzēja (avansa norēķinu personas). Lai digitalizāciju varētu veikt ātrāk, ieteicams aktivizēt savai kompānijai CostPocket aplikācijā Express rezīmu. Lai to izdarītu CostPocket administrācijas kontā > atver Iestatījumus > Papildu iestatījumi > Ekspress režīms. Tādā gadījumā digitalizējot lietotājam netiks prasīts norādīt izmaksu detaļas un digitalizēšana notiks ātrāk.
2. Kad vienas personas čeki ir digitalizēti un ja to ir daudz, ieteicams tos uzreiz importēt MONEO. Pie ierakstu saņemšanas no CostPocket, uzreiz vari Mainīt iesniedzēju uz vajadzīgo avansa norēķinu personu. Ja visi digitalizētie dokumenti ir Avansa norēķina čeki, vari Vienlaicīgi izveidot dokumentus - tiks izveidots avansa norēķina ieraksts/-ti dotajai personai.
   
3. Dokumentus var fotografēt arī nešķirojot un nepieciešamās iesniedzēja un dokumenta veida izmaiņas veikt Iesūtnē. Iezīmē Iesūtnes dokumentus sarakstā > noklikšķini ar peles labo taustiņu > Darbības ar atzīmētiem ierakstiem.
   
   
   
   
4. Ievēro: Iesūtnes ierakstu pārskata logam iespējams pievienot kolonnu Samaksas datums, kas var būt kā viena no iespējamām norādēm, ka ieraksts ir Rēķins, nevis Avansa norēķins.
5. Norādi vajadzīgo darbinieku Iesniedzēja laukā un maini Dokumenta veidu, ja nepieciešams uz Avansa norēķinu vai Piegādātāja rēķinu.
   
   
   

Ja uzņēmumus izmanto digitālu dokumentu plūsmu un čeku fotografēšanu veic paši darbinieki.

1. Ieteicams katram darbiniekam izveidot savu pieslēguma vārdu CostPocket sistēmā, tādā gadījumā darbinieka vārds tiks attēlots kā Iesniedzējs un veidot Avansa norēķinus būs ļoti vienkārši. Viena mēneša čeki automātiski tiks pievienoti vienam Avansa norēķina ierakstam (negrāmatotam), neatkarīgi kad tie tiek importēti MONEO. Kā pievienot lietotājus savam CostPocket kontam, lasi šeit.
2. CostPocket lietotnē ieteicams iestatīt biežāk lietotos izdevumu veidus, lai darbiniekiem būtu ātrāk tos pievienot savam nofotografētam čekam. Kā iestatīt personalizētus izdevumu veidus, lasi šajā pamācībā.
3. Ja darbinieki nofotografēs čeku uzreiz pēc pirkuma, dati grāmatvedībā nonāks ātrāk un izdevumu dokumenti netiks nozaudēti.

Automatizē grāmatošanu

1. Biežāk lietotiem izdevumu veidiem - piegādātājiem - kontakta kartiņā norādi Izmaksu kontu, un tas tiks automātiski pievienots gan iesūtnes ierakstam, gan izveidotajam rēķinam / avansa norēķinam.
   
   
2. Grāmatvedības kontu pievienošanu citiem izdevumiem būs ērtāk veikt iesūtnes ierakstā, ja importēsi Attēlus (nevis pdf) tie tiks attēloti priekšskatījumā un nebūs jālejupielādē, lai atvērtu.