Ievads un darba plūsma

Šajā rakstā:

Ievads

Uzdevumi ir funkcionalitāte, kas caurvij visu MONEO sistēmu. Uzdevumi var tikt veidoti cieši integrēti ar sistēmas ierakstiem, kā turpinājums šo ierakstu biznesa procesiem. Uzdevumi var tikt veidoti arī pilnīgi neatkarīgi no citiem datiem sistēmā, kā pilnīgi brīvstāvošs process. Uzdevumu pielietošanas piemēri:

• apstiprinājuma process - noteiktiem ierakstiem sistēmā nepieciešams vadības apstiprinājums, pirms tie var tikt iegrāmatoti vai pabeigti.
• pārdošanas process - lai arī piedāvājums piedāvājumu modulī ir galvenais datu ieraksts, katram piedāvājumam var tikt piesaistīts arī uzdevums, kurš nosaka veicamo darbu un par rezultātu atbildīgo personu.
• pieteikumu pārvaldība - uzdevumu saraksts var tikt veidots, lai reģistrētu klientu pieteikumus un tos nodotu izpildei par procesu atbildīgajiem darbiniekiem. Šajā gadījumā, ar uzdevumu nav tiešas saiknes nevienam sistēmas ierakstam kā tikai pats klients, kurš veicis pieteikumu.
• palīgprocesi ražošanā vai projektu vadībā - uzdevums var tikt ģenerēts automātiski un nodots darbiniekiem noteiktos lielāku procesu izpildes posmos. Piemēram, projekta sagatavošanas fāzē ir nepieciešams aprēķināt tāmi. Tāmes izveide tiek nodota noteiktam darbiniekam un pēc uzdevuma izpildes, projekts var tikt nodots tālāk uz apstiprināšanu klientam. Projekts funkcionē daudz ilgāk nekā tam piesaistītie uzdevumi.   
• ad-hoc neplānoti darbi sistēmā - uzdevums var tikt izveidots no jebkura ieraksta un piesaisīts jebkuram darbiniekam, tas ļauj sistēmā identificēt kārtošanas vai labošanas darbus un tos operatīvi piesaistīt atbildīgajai personai
• darbinieku informēšana - ģenerējam uzdevumus darbiniekiem par noteiktiem notikumiem. Uzdevuma būtība ir iepazīties ar sniegto informāciju, ko darbinieks apstiprina pabeidzot uzdevumu.

Uzdevumu veidošana

Uzdevumu potenciālais pielietojums ir plašs un precīza ieviešana ir atkarīga no uzņēmuma vajadzībām. Tādēļ uzdevuma izveides varianti arī ir vairāki. Uzdevumu var izveidot.

• no jebkura MONEO ieraksta klikšķinot uz ieraksta ierakstu sarakstā ar labo peles taustiņu
• no atskaites, klikšķinot uz uzdevuma ikonas
• no ieraksta piesaistņu loga, klikšķinot piesaistņu logā ar peles labo taustiņu.
• automātiski, ja ir ieslēgti Apstiprinājumu noteikumi, automātiski tiks veidoti uzdevumi atbildīgai personai par dokumenta apstiprināšanu. 
• Piedāvājumu un Klientu pasūtījumu statusi - uzstādot noteiktu ieraksta statusu, sistēma var veidot uzdevumu noteiktiem darbiniekiem ar predefinētu uzdevuma veidu un tekstu. 
• Iestatot "Ierakstu paziņojumus", lai pie noteiktu tabulu ierakstu stāvokļa automātiski tiek ģenerēts uzdevums. 

Izveidotais uzdevums būs piesaistīts ierakstam ar kutu tas ir saistīts.

Uzdevuma tālākais process var būt brīvi atkarīgs no darbinieku norādītajiem statusiem. Sarežģītākos un biznesa procesam svarīgākās plūsmās ir ieteicams veidot stingrākus noteikumus, kā noteikti uzdevumi var attīstīties. Uzdevumu plūsmas lielās grupas var nodalīt ar uzdevuma veidiem. Piemēram, apstiprinājuma uzdevumam būs pilnīgi cits process nekā pārdošanas procesa uzdevumam. Atšķirības starp šiem procesiem tiek noteiktas ar atšķirīgiem uzdevumu veidiem, katram uzdevuma veidam nosakot savu sākuma statusu un tālāk katram statusam tiek noteikts savs nākamais atļautais statuss.

Papildu ierobežojumus var uzstādīt uz darbiniekiem - kurus statusus katrs darbinieks var uzstādīt. Šie ierobežojumi ir uzstādāmi ar uzdevumu vadības lomām.

 

Uzdevumu izpilde

Informācija par izpildāmiem uzdevumiem var būt pieejama dažādos veidos. Galvenais veids, kā piekļūt saviem uzdevumiem ir caur uzdevumu vadības logu. Saite uz uzdevumu vadības logu ir pieejama Moneo navigācijas loga apakšējā daļā. 

Uzdevumu pārvaldības logā atradīsiet visus savus neizpildītos uzdevumus. Mainot atlases parametrus ir iespējams ieraudzīt arī izpildītos uzdevumus. Darbiniekiem ar speciāli piešķirtām tiesībām šajā logā ir iespējams ieraudzīt ar citu darbinieku neizildītos uzdevumus. 

Uzdevumus var redzēt arī atverot ierakstu, kuram ir neizpildīts, man piesaistīts uzdevums, ieraksta galvenē tiks uzrādīts uzdevuma nosaukums un pretī tam poga "Atvērt uzdevumu". Ar virsraksta rindu sistēma uzrāda, ka man kā uzdevuma atbildīgajam šajā ierakstā veicams kāds darbs. 

Piemēram, kāds darbinieks vēlas veikt labojumu ienākošajam rēķinam. No ienākošā rēķina piesaistņu atvērtā loga viņš izvēlas opciju "veidot uzdevumu". Jaunajā logā norāda mani kā atbildīgo personu un aprakstu, kāda veida darbs ir jāveic. Es šo uzdevumu ieraudzīšu savā uzdevumu pārvaldnieka sarakstā. Kā arī atverot attiecīgo ienākošo rēķinu, es ieraudzīšu šo uzdevuma aprakstu ieraksta galvenē. 

 

Uzdevumu vēsture

Uzdevumu uzglabāšana sistēmā pilda arī svarīgu, vēstures un analītikas lomu. Uzdevumi parasti tiek piesaistīti pie noteikta klienta, dokumenta vai darbinieka. Šī notikumu vēsture var sniegt svarīgu informāciju vēlāk, kad nepieciešams veikt kaut kādus papildu darbus vai darbu labošanu. 

Pie uzdevumiem ir iespēja piesaistīt patērēto laiku. Šī opcija nav obligāta uzdevumu lietošanai tomēr var noderēt, kad vēlāk nepieciešams iegūt informāciju par to,  kur mūsu darbinieki biežāk tērē laiku, t.i. kāda veida uzdevumi mums izmaksā visdārgāk. Šis patērētais laiks ir iegūstams pārskatos par uzdevumu izpildes laiku, gan pētot izpildes laiku ap individuāliem uzdevumiem, gan pa uzdevumu klasēm (piemēram, tāmes sastādīšana privātam pasūtītājam pretstatā tāmes sastādīšanai valsts iepirkumā).