Šajā rakstā:

Finanšu atskaišu definēšana

MONEO vebinārs par finanšu atskaišu sagatavošanu un izmantošanu:

 

Finanšu analītikas atskaites MONEO ir atskaites, kuras ir brīvi definējamas un kurās pamatā dati tiek atlasīti no Grāmatojumu ierakstiem, summējot kontu apgrozījuma vai atlikuma vērtības.

Definējot atskaiti ir noderīgi redzēt definīcijas rezultātu. To visērtāk ir izdarīt no definīcijas loga, izmantojot trīspunkti > Rādīt atskaiti.

Datu atlase:

1. Modulis Finanses > Iestatījumi > Finanšu atskaites > Jauns 
2. Nosaukums - norādi saprotamu atskaites nosaukumu.
3. Modulis - izvēlies no saraksta moduli, kurā vēlies redzēt šo atskaiti Atskaišu sarakstā.
4. Aktivizēt - atzīmē šo rūtiņu, lai redzētu šo atskaiti moduļa Atskaišu sarakstā. Ja atskaite nebūs Aktivizēta, to varēs izmantot izvēloties: Modulis Finanses > Atskaites > Finanšu analītika > laukā Atskaite tā būs jāizvēlas no saraksta.
5. Aktivizēt kā eksportu - atzīmē šo rūtiņu, ja vēlies Atskaiti veidot kā eksporta failu (CSV). Šādā gadījumā atskaite būs pieejama Eksportu sadaļā.
6. Iesaldēt kolonnu - aktīvs, ja aktivizēta Aktivizēt kā eksportu. Norādi cik pirmās kolonnas tiks fiksētas / iesaldētas. Ja atstāt tukšu - tiks iesaldēta 2. kolonna.
7. Ainavorientācija - atzīmē, ja vēlies atskaiti attēlot uz A4 lapas "Ainavorinetācijā", nevis "Portrets".
8. Slēpt atskaites galvu - aktivizējot šo rūtiņu, atskaites izdrukā nebūs redzama ierastā MONEO atskaišu galvene, bet tikai atskaites nosaukums.
9. Aprēķina veids norādi:
   • Konta atlikums, ja vēlies attēlot konta atlikuma summas (piemēram, bilancē).
   • Konta apgrozījums - ja vēlies attēlot apgrozījuma summas (piemēram, PVN mēneša deklarācija).
     
     

Sadaļā Definīcija > Konti

1. Rindas tips - izvēlies vai dotajā rindā būs:
   virsraksts 1 (teksts)
   summa 1 - datu summa no attiecīgā virsraksta līdz šai summai. Vairāk par to, kā izmantot rindu saskaitīšanu ar Summa 1, Summa 2 un Summa 3, lasi šeit.
   ja tipā nenorāda neko - attēlos viena vai vairāku kontu datus;
   +, ja vēlies šīs rindas datus pieskaitīt iepriekšējai rindai. Pati rinda ar tipu + netiek atskaitē vizuāli attēlota.
   
   Piemēram, šajā piemērā 3.rindā konta 5210 summa tiks pieskaitīta summai, kas attēlota 2.rindā (41.rinda aprakstā). Šādu papildu rindu izmanto, lai dotajam kontam norādītu papildu parametrus (šajā gadījumā ņemt vērā apgrozījumu, nevis tikai Kredīta summas, kā augstākminētajā atlasē).
   
   
   
2. Apraksts - brīvs apraksts, kas tiks attēlots atskaitē.
3. Konti - izvēlies vajadzīgo kontu vai vairākus kontus:
   6110 - tiks attēlota šī viena konta summa;
   6110:6910 - tiks attēlota visu kontu summa, kas ir intervālā no 6110 līdz 6910;
   6110,6210 - tiks attēlotas summas, no konta 6110 un (+) 6210.
4. Kontu klases - norādi šeit kontu kasi (var nenorādīt kontus), ja vēlies redzēt datus no visiem kontiem ar norādīto kontu klasi. 
5. Nodokļu kods - izvēlies vajadzīgo nodokļu kodu, kas ir papildu atlases parametrs(filtrs). Piemēram, 5210 konta summa ar nodokļu kodu 21 atlasīs grāmatojumu summas, kuras būs grāmatotas uz kontu 5210 ar nodokļu kodu 21, ja uz kontu 5210 ir grāmatota summa ar citu nodokļu kodu, tā šajā kopsummā netiks ieskaitīta.
6. Izmantot kontu - izvēlies vai konta summu šajā atskaitē attēlot Vienmēr vai arī tikai tad, ja atlikums ir kredītā vai ja atlikums ir debetā - izvēlies vajadzīgo atlases nosacījumu.
7. Mainīt zīmi - izvēlies Jā vai Nē. Piemēram, ja konta 5721 (realizācijas PVN 21%) atlikums ir Kredītā, saldo ir ar "-" zīmi, ja vēlies atskaitē to redzēt bez "-" zīmes, atzīmē Jā, mainīt zīmi.
8. Konta puse - norādi Kredīts vai Debets, ja nepieciešams atlasīt datus tikai no vienas konta puses.
   
   

Sadaļā Definīcija > Parametri 

1. Objekti - iespējams norādīt papildu datu atlases filtru Objekts. Norādot Objektu vai vairākus (atdalot ar komatu), tiks atlasīti kontu dati tikai ar šo objektu. Lai izslēgtu Objektu, ieraksti Objektu un tam priekšā !
   
   
2. Kontakti - norādot šeit kontaktu, iespējams atlasīt datus kas attiecas tikai uz šo vienu kontaktu. 
3. Izvērst kontus - iespējams sadalīt konta kopsummu pa kontaktiem vai objektiem. Tādā gadījumā konta dati tiks attēloti sadalot katru kontaktu vai objektu pa rindām.
4. Izvēsts pēc objekta tipa - iespējams veikt konta datu sadali pa rindām pēc objekta tipa. (Izvēst kontus laukā jābūt izvēlētam Pēc objekta tipa). Tādā gadījumā šeit norādot Objekta tipu dati tiks sadalīti pa Objektiem, kuriem ir piešķirts šis tips.
5. Grāmatojumu klase - norādot šeit Grāmatojuma klasi, ja vēlies atlasīt datus no kontiem tikai ar šo grāmatojuma klasi. Noderīgi, ja vēlies izslēgt kontu slēgšanas grāmatojumus tos izslēdzot. Raksti ! un grāmatojuma klasi. Vairāk par kontu rezultāta automātiskajiem grāmatojumiem, lasi šeit.
   
   

Sadaļā Definīcija > Formulas

1. Vienkāršas matemātiskas formulas - iespējams veikt aprēķinus ar atskaitē esošiem rindu datiem. Formulā izmanto atskaites rindu numurus ar #, piemēram:

   • ierakstot #4-#7 - no 4.rindas datiem atņemt 7. rindas datus.

     Ņem vērā! Aprēķinus var veikt tikai ar tādiem datiem, kas jau ir aprēķināti atskaitē - atrodas virs šīs aprēķina formulas. Piemērā, formulā nedrīkst iekļaut rindas numurus, kuri ir lielāki par 8.

   • ierakstot #51-#52 if #51>#52 else "" nozīmē Attēlot 51. un 52. rindas starpību, ja 51. vērtība ir lielāka (>), nekā 52, bet ja tā nav lielāka (else), tad atstāt tukšu ("").  Turpmāk papildinot atskaiti ar papildu rindām, formulās ietvertie rindu numuri automātiski tiks pārrēķināti.
2. Datu pieprasījumi ar formulu - izvēlēties jau definētas datu formulas, piemēram:
   • finance.turnover - kontu apgrozījums ar noteiktiem parametriem.
   • finance.balance - kontu atlikums ar noteiktiem parametriem.
   • vairāk par definētajām formulām var lasīt šeit.
3. Plāna formulas - darbojas līdzīgi iepriekš minētajām formulām, bet dati tiek atlasīti nevis no Galvenās grāmatas, bet no Budžeta ierakstiem.

 

Atskaites formatēšana:

Sadaļā Definīcija > Formāts

1. Rindas kods - nepieciešams EDS eksportam - EDS rindas kods, piemēram PVN deklarācijai.
2. Rādīt rezultātu - ja vēlies, lai atskaitē netiktu attēlotas rindas kurās ir nulle, tad izvēlies Ja nav nulle. Ja izvēlēsies Nerādīt, rinda netiks attēlota vispār (izmanto aprēķinu starprezultātiem).
3. Rindu stils - var norādīt konkrētās rindas stilu (skatīt tālāk).
4. Krāsa (=f) - krāsas piešķiršana tekstam. Krāsa jānorāda HTML hex kodā (piemēram, #fc3d03). Ierakstu var iekrāsot arī ar nosacījumu, piemēram, ja vērtība ir negatīva, tad laukā ievada:
   
   ="#06C809" if value < 0 else "#eeeeee"
   
   
5. Fona krāsa (=f) - krāsas piešķiršana datu fonam. Krāsa jānorāda HTML hex kodā (piemēram, #fc3d03).
   
   

Sadaļā Rindu stili 

1. Šeit iespējams iestatīt dažādu rindu attēlošanas stilu.
   • Laukā Stils izvēlies definēto fonta stilu (biezums, izmērs, fonts);
   • Izlīdzināšana - izvēlies vai izlīdzināt pa labi, pa kreisi vai centrēt datus;
   • Nobīde - ieraksti šeit, atkāpes lielumu (1 ir aptuveni 1cm). Ņem vērā, ka šeit nav nozīmes rindām, stili tiek piešķirti visiem Virsrakstiem un Summām.
   • Atstarpe pirms / Atstarpe pēc  - iespēja pievienot tukšu rindu pirms vai pēc virsraksta vai summas.
     
     Piemēram:
     
     Šajā definīcijā Summa 3 rindas attēlošana notiks treknrakstā, 10 fonta lielumā, izlīdzināti Pa kreisi ar nobīdi 3 soļi.
     
     
     
     

Vairāk par to, kā izmantot rindu saskaitīšanu ar Summa 1, Summa 2 un Summa 3, lasi šeit.

 

Atskaites kolonnu definēšana

Pēc noklusējuma finanšu analītikas atskaitē ir divas kolonnas - apraksts un aprēķina summa. Virknē gadījumu ar šo skatu nepietiek, tādēļ ir vairāki veidi, kā var izmainīt kolonnu skaitu un saturu, kur katrs pielietojams citiem gadījumiem.

Rezultāta kolonnas sadalīšana pa datumu periodiem

Atskaites atlases logā ir pieejama opciju grupa "Perioda sadalīšana". Šī opciju grupa ļauj sadalīt vienu rezultāta kolonnu vairākās datuma perioda kolonnās - pa mēnešiem, ceturkšņiem, gadiem vai dienām. Papildu datumu periodiem ir iespēja pievienot salīdzinājuma kolonnu, kas ļauj šo perioda rezultātu salīdzināt ar iepriekšējo periodu vai iepriekšējo pirms gada. Tas izdarāms ar opciju grupu "Salīdzināt". 

Atsevišķi izceļama ir perioda dalīšana pa objektu tipa objektiem. Norādot atlases parametros noteiktu objektu tipu un izvēloties opciju "Perioda sadalīšana" : "Pa objektu tipu objektiem" atskaites rezultāts tiks sadalīts pa visiem objektu tipa objektiem. Šāds dalījums gan varētu būt nepārskatāms, ja objektu tipā ir pārlieku daudz objektu. Situācijā, kad kolonnu skaits ir pārlieku liels, bet rindu skaits ir zināms, ierobežots un pietiekami neliels var izmantot nākamo kolonnu pārveides variantu - Rindu pārvēršana par kolonnām.

Rindu pārvēršana par kolonnām

Šī opcija ir pieejama atskaites atlases logā kā izvēles rūtiņa "Samainīt kolonnas ar rindām". Šī izvēles rūtiņa ir pieejama tikai kombinācijā ar kādu no perioda dalīšanas veidiem pie opciju grupas "Perioda dalīšana". Pieņemsim, ka uzstādāt peļņas vai zaudējumu aprēķinu par struktūrvienībām vai projektiem, kā atskaiti, kurā ir salīdzinoši neliels skaits rindu. Izmaksu un ieņēmumu pozīcijas uzstādiet kā parastā atskaitē - ar sadaļu "Definīcija". Atskaites atlases logā norādiet "Perioda sadalīšana" : "Pa objektu tipa objektiem". Atzīmējiet izvēles rūtiņu "Samainīt kolonnas ar rindām". 

Ar šādu iestatījumu atskaites definīcijā uzstādītās izmaksu un ieņēmumu pozīcijas tiek uzrādītas kā kolonnas, bet visi struktūrvienību vai projektu objekti pārveidosies par rindām. Tādējādi tiek noņemts ierobežojums tam, cik daudz objektus var caurskatīt vienā atskaitē.

Gadījumos, kad kolonnu skaita ierobežojumu nav iespējams atrisināt samainot vietām rindas ar kolonnām iespējams jāizmanto atskaites pārvēršana par eksportu - atzīmējiet izvēles rūtiņu "Aktivizēt kā eksportu" un tajā brīdī eksportu sarakstā parādīsies šī finanšu analītikas atskaite un ļaus eksportēt tik daudz kolonnas, cik nepieciešams.

Kolonnu definēšana ar sadaļu "Kolonnas"

Līdzšinējie dalīšanas varianti risināja situācijas, kad viena no dimensijām (piemēram, rindas) ir brīvi definējamas formulas, bet otra dimensija (kolonnas) bija automātisks sadalījums pēc kāda skaidri definētas pazīmes - objekta no objektu tipiem vai pa datumu periodiem. Sarežģītākās atskaitēs ir nepieciešams formulu uzstādīšanas iespējas gan rindās gan kolonnās. Šo iespēju sniedz sadaļa "Kolonnas". Šīs sadaļas tabulā katra ievadītā rinda kļūs par kolonnu atskaitē. Ar kolonnu rindām var tikt ievadītas gan aprēķinu kolonnas, gan statiska teksta kolonnas, kas apraksta kolonnas nozīmi. 

Lai skatītu atskaiti kolonnu veidā, atskaites atlases parametros jānorāda "Perioda sadalījums" : "Pa definētajām kolonnām". Atzīmējiet izvēles rūtiņu "Slēpt perioda kopsummas", ja tās šajā definējumā nesniedz nekādu rezultātu.

Ir divi atšķirīgi veidi, kā nodefinēt kolonnas sadarbību ar rindām. 

1. Kolonnas definē rindas saturu

Definējot kolonnu mēs katrā kolonnā nosakām kādas konteksta vērtības katrai rindai. Šī piegājiena pamatideja ir sekojoša: katrā rindā mēs varam aprakstīt formulu, kur vienā atšķirība starp kolonnām ir kāds katrai kolonnai raksturīgs parametrs, kuru var izmantot rindas formulā. Piemēram, nodefinējam vienu rindu "Ieņēmumi" ar formulu finance.turnover("6110","A",StartDate,EndDate,"",employee_object)
Šī viena rinda uzrāda apgrozījumu pa periodu kontam 6110. Uzmanība jāpievērš objekta vērtībai - employee_object - šāds parametrs atskaites atlasē neeksistē. Šādu parametru mums jānodefinē sadaļā "Kolonnas" kā "Parametrs 1". Tālāk var veidot rindas kolonnu sadaļā, katrā ieliekot mūs interesējošo darbinieka objektu laukā "Parameter 1" un norādot "Kolonnas veids" kā "Rindas rezultāts". 

Šādā veidā mēs iegūstam statiskas kolonnas - katram ievadītajam darbiniekam viena kolonna. Šāds iestatījums vairs nav atkarīgs no objektu skaita zem objektu tipiem. Objektu tipiem arī šajā griezumā vairs nav nozīmes.  Kā parametrs var būt arī jebkāds cits kods, kuru uzskatam par nepieciešamu - noliktava, artikuls, klients, struktūrvienība - jebkas, kas var tikt izmantots aprēķina formulā. 

Kopā var definēt līdz trīs šādiem parametriem katrai kolonnai. 

Zemāk uzrādīts piemērs trīs objektu kolonnām kopā ar ceturto kolonnu, kur saskaitīts visu kolonnu rezultāts.

2. Rindas definē kolonnas saturu

Šajā piegājienā rindu definīcijas neņem vērā neko no kolonnu sadaļā ievadītā - mēs uzstādām rindu kontus, objektus un formulas pēc nepieciešamības, bet rēķinoties, ka katras rindas dati tiks izmantoti citādākā veidā katrā atsevišķā kolonnā. 

Kolonnu sadaļā katras rindas parametrus varam papildināt ar noteiktām izmaiņām. Tas tiek darīts mainot kolonnas veidu, perioda veidu, perioda nobīdi vai ar specifisku formulu.

• "Kolonnas veids" - norādiet kolonnas uzvedību, kā tā izmantos katras rindas sniegtos datus. Pieejamie varianti ir:
  • Rindas rezultāts - kolonna saturēs katra attiecīgās rindas rezultātu. Nemainot nākamos parametrus šis rezultāts tiks rēķināts par atskaites atlasē norādīto datumu periodu.
  • Kolonnas izteiksmes rezultāts - kolonna saturēs rezultātu, kas aprēķināts no šīs pašas kolonnas laukā "Formula" ievadītās formulas. Šajā rindas tipā ir atļauts izmantot rindā norādītos parametrus:
    • Objekts - tam jāizmanto lauka kods object
    • Konti - tam jāizmanto lauka kods account
      
    • Sākuma un beigu datums - tam jāizmanto lauki startdate un enddate
  • Izteiksme balstīta uz kolonnas datiem - kolonna saturēs rezultātu, kas aprēķināts no šīs pašas kolonnas laukā "Formula" ievadītās formulas. Par kontekstuālo pamatu tiek dots iepriekšējo kolonnu rezulāts. Lai atsauktos uz iepriekšējām kolonnām, jāizmanto pieraksts #[kolonnas numurs]. Piemēram pirmā kolonna būs #1. Lai iegūtu pirmās un otrās kolonnas starpību, būtu jāraksta #1-#2. 
• "Perioda veids" - norādiet kādu periodu dot kolonnas aprēķinam. Šī perioda izvēle mainīs lauku startdate un enddate saturu formulas izmantojumā. Pieejamie varianti ir:
  • Atskaites periods - izmantojiet šo opciju, lai iegūtu atskaites atlases logā norādītos sākuma un beigu datumus.
  • Gads - izmantojiet šos parametrus lai iegūtu atskaties atlases parametros norādītā sākuma datuma pilnu kalendāro gadu. Ja atskaitē būs norādīti datumi 01.01.2023:31.01.2023, tad kolonna ar pazīmi Gads rādīs datus par visu 2023. gadu.
  • Gads līdz šodienai - dažkārt atskaites skatoties par vēsturiskiem periodiem ir nepieciešams rādīt tā brīža stāvokli kopš gada sākuma (year-to-date) līdz atskaites beigu datumam.
  • Viss līdz šodienai - sākuma datums tiek atstāts tukšs, beigu datums tiek uzstādīts kā atskaites beigu datums.
• "Perioda nobīde" - ļauj nobīdīt izvēlēto periodu par vienu mēnesi atpakaļ vai vienu gadu atpakaļ. Šādu variantu var izmantot, kad nepieciešama rezultātu salīdzināšana pret iepriekšējo gadu. Piemēram var veidot rezultātu rādījumu par maiju Year-To-Date skatā salīdzinājumā ar pagājušā gada maiju Year-To-Date. Papildu kolonnā izvadot pieaugumu vai samazinājumu.
• "Formula" - ļauj ievadīt formulu, kura tiek izmantota ar augstāku prioritāti nekā rindas formula. Piemēri, kā var tikt izmantotas formulas, kurās pārraksta rindu formulas:
  • Veidojot divas kolonnas - vienā rādīt perioda budžetu, otrā perioda faktu ar finanšu formulām finance.turnoverbudget un finance.turnover. Papildu izmantojot kolonnu rādot šo iepriekšējo divu starpību.
  • Iekļaujot kolonnu ar datiem no citām sistēmas daļām, piemēram artikulu kustības daudzumu ar stock.getstockquantturnover vai kopējo darbinieku skaitu ar payroll.getemployeecount, vai kopējo pārdoto preču apjomu ar sales.getitemsalesturnover.

Zemāk uzrādīts piemērs vienkāršai plāna un fakta salīdzināšanai par katru no kontiem, kas minēts definīcijas sadaļā. 

 

 

Atskaites noklusējuma vērtības

Sadaļā Noklusējuma filtri norādi nepieciešamos atlases parametrus, kas pēc noklusējuma būs atzīmēti atskaiti palaižot.

Detalizācija

• Visas rindas - attēlos visas atskaitē ietvertās rindas.
• Tikai virsraksts 1 - attēlos tikai Virsraksta 1 rindas.
• Līdz virsrakstam 2 / Līdz virsrakstam 3 - attēlos rindas ar virsrakstu 1 un 2 vai 1, 2 un 3.
• Detalizēti ar kontiem - attēlos arī kontus, kas veido doto rindu vērtības, norādot arī konta nosaukumu. Konta numurs atskaitē būs kā saite, atvērot galveno grāmatu pa šo kontu.

Noapaļošana

• Pilni skaitļi - attēlos pilnus skaitļus.
• Bez decimāldaļas - attēlos noapaļojot līdz veseliem skaitļiem.
• Tūkstoši - attēlos datus noapaļojot līdz tūkstošiem 44 531.73 attēlos kā 45.
• Miljoni - attēlos datus noapaļojot līdz miljonam 411 999 attēlos kā 0.

Perioda sadalīšana

• Pilns periods - atskaites norādītā perioda kopsumma.
• Pa dienām / nedēļām / mēnešiem / ceturkšņiem/ gadiem - atskaites norādītā perioda summas sadalīšana pa izvēlēto vienību, katru attēlojot savā kolonnā. (lai dati būtu salasāmi, iespējams atskaite jāmaina uz ainavorientāciju, jāsamazina periods vai jāeksportē atskaite uz Excel).
• Pa objektu tipa objektiem - kopsumma tiks sadalīta pa Objektiem no norādītā Objektu tipa, norādot summas atsevišķās kolonnās.
• Pa definētajām kolonnām - kopsummu sadalīšana pa definētajām kolonnām (atskaites definēšana sadaļā Kolonnas).
• Slēpt perioda kopsummu - atzīmējot šo rūtiņu, atskaitē, kas sadala kopsummas pa periodu kolonnām vai objektu kolonnām, netiks rādīta kolonna Kopā. 

Salīdzināt

Sadaļa parādās, ja ir atzīmēta kāda no Perioda sadalīšanas iespējām(laiks) tad kolonnu summas iespējams salīdzināt ar iepriekšējo gadu, iepriekšējo periodu (ja periods ir 2 mēneši, tad pret iepriekšējiem 2 mēnešiem) vai pret budžetu. Tiks salīdzināta skaitliskā vērtība. Ja nepieciešams attēlot izmaiņas %, tad jāatzīmē rūtiņa Izmaiņas procentos.

• Sadalīt garus nosaukumus - atzīmējot šo rūtiņu, rindu nosaukumi tiks pārnesi nākamā rindā, nevis nogriezti.
• Iekļaut prognozes - datos tiks iekļautas vērtības no prognozes ierakstiem.
• Nerādīt formulas - Ja atskaiti aprēķinam detalizēti ar kontiem (detalizācija), tad sistēma attēlo arī definīcijā ietvertas formulas, ja tās nepieciešams slēpt - atzīmē šo rūtiņu.
• Samainīt kolonnas ar rindām - samaina atskaites kolonnas ar rindām. Ja atskaitei ir daudz kolonnu, bet rindu maz, tad aktivizējot šo rūtiņu, kolonnas tiks attēlotas rindās, bet rindas kolonnās. (Šī iespēja ir pieejama, ja ir ieslēgta perioda sadalīšana).

Saglabā atskaites iestatījumu.

 

Finanšu atskaišu aprēķināšana

1. Modulis Finanses> Atskaites > Finanšu analītika. Vai arī meklē iestatīto atskaiti modulī, ko definēji atskaites sākumā > Atskaišu sarakstā.
2. Norādi vajadzīgo periodu
3. Izvēlies vajadzīgo Finanšu atskaiti no saraksta
4. Norādi pārējos grupēšanas, attēlošanas parametrus (skatīt augstāk).
5. Izpildi atskaiti ar