Kā efektīvi organizēt komunikāciju starp MONEO GO lietotāju un ārpakalpojuma grāmatvedi

Šajā rakstā:

Grāmatvedis, strādājot ārpakalpojumā, bieži sastopas ar situāciju: uzņēmējs nav iesniedzis visus dokumentus (darījumi redzami bankas konta izrakstā, bet dokumenti nav iesniegti), vai arī ir iesniegts dokuments, par kuru grāmatvedim ir jautājumi vai komentāri.

Lai efektīvi organizēt saziņu ar savu klientu - uzņēmēju, kas izmanto MONEO GO, veido Uzdevumus. 

Izveidotie Uzdevumi būs redzami uzņēmējam un grāmatvedim vienotā uzdevumu sarakstā, tie nepazudīs un būs viegli sekot līdzi to izpildei. Uzņēmējs varēs pievienot dokumentu pielikumus un komentārus uzdevumam un tie nonāks pie grāmatveža MONEO sistēmā.

Ņem vērā! Standartā iestatījumi paredz, ka par katru izveidoto uzdevumu un pievienoto uzņēmēja komentāru tiek nosūtīts automātisks e-pasts. Šo iestatījumu var mainīt, ja tas ir nepieciešams.

Svarīgi! Lai ārpakalpojuma grāmatvedis varētu strādāt ar Uzdevumiem, tam jābūt reģistrētam Kompānijas Kontaktu sarakstā ar atzīmi Veids > Ārējais aģents.

1. Grāmatvedis veido uzdevumus

Uzdevumus var vienkārši veidot no vairuma MONEO ierakstu sarakstiem, noklikšķinot uz ieraksta rindas ar peles labo taustiņu > Jauns uzdevums.

Uzdevumus var veidot arī no Atskaitēm, klikšķinot uz ikonas - Veidot uzdevumu. Atskaite pdf formātā būs Uzdevuma pielikumā.

 

Izveidotajiem uzdevumiem var būt dažādi veidi, kas nosaka dažādas iestatītās darba plūsmas. Piemēram:

Uzdevumu veidi un darba plūsmas:

• GO_DOC - Trūkst dokuments - lieto tad, kad no uzņēmēja gaidi dokumentu - rēķinu vai čeku. Šie uzdevumi veidos Iesūtnes ierakstu no saņemtiem pdf/jpg failiem. No Iesūtnes ieraksta trīspunktes saņemto rēķinu var arī digitalizēt (DIGI). Iespējams iestatīt arī automātisku rēķinu digitalizāciju (Sazinies ar klientu atbalstu).
• GO_INFO - Informācija klientam - lieto tad, kad vienkārši vēlies nosūtīt kādu informāciju uzņēmējam un negaidi atpakaļ ne failus, ne komentārus. Uzņēmējs varēs atzīmēt uzdevumā Saņemts un tas pabeigs uzdevuma izpildi.
• GO_QA - Jautājums - izmanto šo uzdevuma veidu, ja vēlies uzdot kādu jautājumu uzņēmējam un gaidi uz to komentāru.

Ir iespējams iestatīt arī citus Uzdevumu veidus un ar to saistīto darba plūsmu (Uzdevumu statusus). Lai to paveiktu, sazinies ar klientu atbalsta dienestu.

2. Uzņēmējs saņem uzdevumus MONEO GO

Izveidotais uzdevums nosūtīs e-pastu uzņēmējam ar informāciju, ka grāmatvedis ir izveidojis jaunu uzdevumu, kuru var apskatīt MONEO GO sistēmā.

Uzņēmējs izveidotos uzdevumus redz MONEO GO uzdevumu pārvaldības panelī, to atverot no augšējā labā ikonu paneļa. Klikšķinot uz uzdevumu ikonas, uzņēmējam būs redzami:

• Piesaistīts man - visi neizpildītie uzdevumi, kuri gada manu izpildi.
• Es pieskatu - visi uzdevumi, kurus izveidoja uzņēmējs
• Iekļaut pabeigtos - atzīmējot rūtiņu  sarakstā redzēs arī pabeigtos uzdevumus.

Atverot uzdevumu uzņēmējs var pievienot komentāru vai failus, kurus grāmatvedis saņem MONEO sistēmā. Saņemtie rēķini uzreiz arī tiek digitalizēti (ja uzdevuma veids ir GO_DOC).

3. Grāmatvedis pārvalda uzdevumus

Uzdevumi grāmatvedim ir redzami:

• Ieraksta saspraudītē - ir saite uz izveidoto uzdevumu.
• Rēķinos - gan saspraudītē, gan arī info lauks rēķina galvenē, kas informē, ka par šo rēķinu ir uzdevums.
• Visi uzdevumi ir redzami grāmatvedim, atverot Uzdevumu pārvaldības logu no MONEO vadības paneļa apakšējās ikonu joslas.

• Piesaistīts man - grāmatvedis var redzēt visus uzdevums, kas jāpaveic viņam. Šeit parādās tie uzdevumi, kurus būs komentējis uzņēmums vai atsūtījis pieprasītos dokumentus.
• Iekļaut pabeigtos - būs redzami arī pageigtie / izpildītie uzdevumi.
• Es pieskatu - atzīmē, lai redzētu tos uzdevumus, kas izveidoti uzņēmējam un kurus grāmatvedis gaida no uzņēmēja.

4. Arī uzņēmējs var veidot uzdevumus grāmatvedim

Arī uzņēmējs var veidot Uzdevumus vai pieprasījumus grāmatvedim no uzdevumu pārvaldības loga spiežot + un norādot Personu - grāmatvedi. Uzdevumā var pievienot gan failus, gan rakstīt komentārus.