Kā nosūtīt uzdevumu uzņēmējam par trūkstošu dokumentu (rēķinu/čeku) no bankas transakcijas?

Šajā rakstā:

Ja ārpakalpojuma grāmatvedis redz bankas transakciju, bet uzņēmējs nav iesniedzis atbilstošo dokumentu, veido uzdevumu uzņēmējam:

1. Grāmatvedis veido uzdevumu uzņēmējam

   Grāmatvedis veido uzdevumu no Bankas transakciju ieraksta, klikšķinot uz ieraksta rindas ar peles labo taustiņu > Jauns uzdevums
    

   

   
   Atvērsies uzdevuma sagataves logs, kurā:
    

   

   • Persona - ir lietotājs, kuram uzdevums tiek veidots, pārbaudi vai tā ir pareiza.
   • Uzdevuma veids - Pēc noklusējuma tiks ievietots GO_DOC - Trūkst dokuments. Uzdevuma veids nosaka tālāko darba plūsmu ar šo uzdevumu (piemēram, no GO_DOC uzdevuma pielikuma faila tiks veidots Iesūtnes ieraksts un digitalizēts iesūtītais dokuments). Izvēlies vajadzīgo veidu. Vairāk par iestatītajām plūsmām var lasīt šeit.
   • Komentārs un apraksts - ievietojas automātiski informācija no ieraksta (numurs, datums u.c) tekstu var arī mainīt, pievienojot papildu tekstu. 

Ņem vērā! Mainot noklusēto tekstu sistēma piedāvās to atcerēties arī nākamajiem uzdevumiem, kuri tiks veidoti no dotā dokumenta veida (šajā piemērā. - Bankas transakcija). Katram ieraksta veidam (rēķins, bankas transakcija, komandējums u.c.) sistēma atcerēsies savu šablonu. Ja izmaiņas nesaglabāsi, tad šablons netiks mainīts, bet ierakstītās izmaiņas tiks izmantotas tikai šo vienu reizi.

Spied Veidot. Tiks atvērts izveidotais uzdevums. Tajā vairs nav nepieciešamības neko mainīt. (Ja nepieciešams, var mainīt Beigu datums, tā ir informācija uzņēmējam līdz kuram datumam nepieciešams šo uzdevumu izpildīt. Pēc noklusējuma tiek ievietots šodienas datums). Uzdevumu var aizvērt.

2. Uzņēmējs saņem uzdevumu MONEO GO un pievieno dokumentu

Izveidotais uzdevums nosūtīs e-pastu uzņēmējam ar informāciju, ka grāmatvedis ir izveidojis jaunu uzdevumu, kuru var apskatīt MONEO GO sistēmā.

Atverot uzdevumu no uzdevumu pārvaldības loga MONEO GO, kas veidots un bankas transakcijas, uzņēmējs redz uzdevuma tekstu, kā arī var pievienot vajadzīgos failus un komentāru, spiežot uz pogas Iesniegt dokumentu vai Iesniegt komentāru.
 

Pēc failu un komentāru pievienošanas uzdevums tiek saglabāts un Uzdevuma veids (GO_DOC) nosaka sekojošu automatizāciju izpildi:

• piesaistītā persona tiek automātiski mainīta uz to, kas uzdevumu izveidoja, tas bija grāmatvedis.
• tiek nosūtīts e-pasts uzdevumā piesaistītai personai (grāmatvedim).
• uzdevums parādās grāmatvedim uzdevumu pārvaldības logā, kā uzdevums, kas jāizpilda grāmatvedim.
• pievienotais fails (rēķins) veido Iesūtnes ierakstu un veic rēķina digitalizāciju (jābūt aktīvai MONEO>galvenie iestatījumi > Digitalizācijas parametri > Ieslēgts). Digitalizācija ir maksas pakalpojums.
  
  

3. Grāmatvedis saņem trūkstošo dokumentu

Uzņēmēja atsūtītais rēķins pārliek Uzdevumu no uzņēmēja atbildības uz grāmatvedi, tādēļ Uzdevums būs redzams kā jauns uzdevums grāmatveža uzdevumu pārvaldības logā (Piesaistīts man).

Atverot uzdevumu, grāmatvedis uzdevuma piespraudītē redzēs:

• Uzņēmēja piesaistīto failu (rēķins)
• Saiti uz Bankas transakcijas ierakstu, no kuras tika veidots uzdevums.
• Saiti uz izveidoto Iesūtnes ierakstu (iesūtītais rēķins tiks automātiski digitalizēts), no kura var ātri izveidot Avansa norēķina rindu vai Piegādātāja rēķinu. (Vairāk par darbu ar Iesūtnes ierakstiem var lasīt šeit).
• kā arī Uzdevumā būs redzams Komentārs, ja tāds ir.

4. Pabeidz uzdevumu

• Pēc datu apstrādes, ja grāmatvedim vairs nav jautājumu, uzdevumu var pabeigt atzīmējot rūtiņu Izpildīts.
• Ja grāmatvedim ir komentārs, ko viņš vēlas nosūtīt vēlreiz uzņēmējam par šo pašu uzdevumu, to var rakstīt apakšējā laukā Komentēt uzdevumu. Šādā gadījumā grāmatvedim jāmaina atbildīgā persona laukā Persona manuāli, norādot uzņēmēju, lai uzdevums atkal nonāk uzņēmēja uzdevumu saraksta.