E-rēķinu automātiska nosūtīšana e-rēķinu operatoram Fitek (Unifiedpost)

Šajā rakstā:

Izmantojot integrāciju ar e-rēķinu operatoru (Fitek) iespējams nosūtīt/saņemt e-rēķinu uz/no:

• e-adresi,
• PEPPOL tīklu
• citu uzņēmumu, kas ir operatora klients.

Savienojuma izveide ar Fitek (Unifiedpost)

Lai aktivizētu automātisku e-rēķinu apmaiņu ar Fitek vai Banqup sistēmas, sazinieties ar Fitek, lai noslēgtu pakalpojuma līgumu un iegūtu API atslēgu savienojumam ar MONEO. Jāņem vērā, ka API atslēga ir unikāla katram savienojumam un programmai (Banqup atslēgu nevarēs izmantot e-rēķinu savienojumam, atslēgu, kas bija izmantota citai grāmatvedības programmai, nevarēs izmantot MONEO)

Saņemto API atslēgu jāpievieno:

1. Modulis Integrācija > Iestatījumi > Ārējie API konti > Jauns
2. Laukā Komentārs - ieraksta Fitek / Banqup.
3. Laukā e-pasts - ieraksta savu e-pasta adresi.
4. Laukā API veids  - izvēlas Fitek.
5. Laukā API atslēga - ievieto no Fitek saņemto API atslēgu.
6. Saglabā ierakstu > Savienojums ir izveidots!

E-rēķinu sūtīšanas iestatījumi

Izlem, vai e-rēķinus izsūtīsi operatoram visiem iespējamajiem kontaktiem, vai tikai konkrētajiem (kuriem tas norādīts Kontakta kartītē). Iestati to Galvenajos iestatījumos.

1. MONEO galvenie iestatījumi > Realizācijas parametri > E-rēķins > Sūtīt e-rēķinu > Izvēlas: 

   • Sūtīt, izmantojot operatoru, kad tas ir iespējams. - šajā gadījumā e-rēķini tiks nosūtīti visiem saņēmējiem, kas reģistrēti operatora adrešu grāmatā. Veicot rēķinu sūtīšanu, ja klients ir reģistrēts operatora adrešu grāmatā, tad Kontakta kartiņā, sadaļā Klients automātiski tiks aktivizēts Reģistrēts pie e-rēķinu operatora.

     Ņem vērā, ja daļai klientu e-rēķinu nepieciešams sūtīt pa e-pastu vai nesūtīt vispār, Galvenajos iestatījumos norāda Nesūtīt, bet e-rēķinu sūtīšanu aktivizē Klientu kategorijā vai atsevišķās Klientu kartītēs.

   • Nesūtīt. Izvēlies Nesūtīt galvenajos iestatījumos, ja sūtīšanu vēlies veikt tikai atsevišķiem klientiem. Šajā gadījumā Klientu kartītē vai Klientu kategorijā norādi atbilstošo - sūtīt pa e-pastu vai sūtīt operatoram, tad e-rēķini tiks sūtīti tikai tiem klientiem, kuriem tas būs norādīts, bet pārējiem klientiem uz e-pastu tiks sūtīts tikai pdf fails.
2. Saglabā iestatījumu.

3. Ja e-rēķinus vēlies sūtīt tikai atsevišķiem klientiem, tad Galvenajos iestatījumus atzīmē Nesūtīt, bet Klienta kartītē > sadaļā Parametri > atzīmē Sūtīt operatoram, kad iespējams.

   Kā arī Klienta kartītē > trīspunkte > Pārbaudīt saņemšanas statusu pie e-rēķinu operatora > aktivizē Klientu, kā e-rēķinu saņēmēju.

Pārbaudīt, vai klients ir reģistrēts pie operatora

Ja nepieciešams nosūtīt e-rēķinu jaunam klientam un nav zināms vai tas ir reģistrēts pie operatora, to var pārbaudīt un aktivizēt klientu kā saņēmēju no Kontakta kartītes trīspunktes opcijas:

Klienta kartīte > trīspunkte > Pārbaudīt saņemšanas statusu pie e-rēķinu operatora

Pārbaudes rezultātā Klienta kartītē tiks atzīmēta pazīmē Reģistrēts pie e-rēķinu operatora (ja klients ir reģistrēts).

E-rēķinu izsūtīšana

Veido rēķinu, kā parasti.

Ņem vērā! uz operatora sistēmu var nosūtīt tikai grāmatotu rēķinu, kuram e-rēķina statuss (sadaļā Parametri) nav Nosūtīts!

1. Modulis Integrācija > Apkalpošanas > Sūtīt e-rēķinu uz Unifiedpost
2. Norāda API kontu (Unifiedpost), Sākuma un Beigu datumu par kuru rēķinus vēlas nosūtīt. (Tiks sūtīti visi rēķini, kas ietilpst šajā periodā, kuri vēl nav nosūtīti kā e-rēķins un kuri pēc iestatījumiem ir jāsūta uz operatoru).
3. Rēķini - var norādīt vienu vai vairākus konkrētus rēķinus, kurus vēlies nosūtīt. Ja lauks būs tukšs tiks skatīti visi rēķini, kuru datums ietilpst norādītajā periodā.

4. Izpilda Apkalpošanu ar

   Sistēma nosūtīt visus rēķinus, kuri ir adresēti Klientiem ar atzīmi Reģistrēts pie e-rēķinu operatora (pazīme aktivizējas automātiski pie pirmās sūtīšanas - sinhronizējoties ar Fitek adrešu grāmatu). Nosūtīšanas pazīme būs redzama arī rēķinu sarakstā kolonnā E-rēķina statuss kā arī katra rēķina sadaļā Parametri > E-rēķina statuss / E-rēķina nosūtīšanas kanāls / E-rēķina nosūtīšanas laiks. Šeit attēlosies arī e-rēķina piegādes ķļūda, ja tāda ir.
    

5. Ja e-rēķinu izsūtīšanu vēlies veikt automātiski (bez manuālas Apkalpošanas palaišanas), pievieno šīs apkalpošanas izpildi pie Periodiskām darbībām, norādot izpildes biežumu. Apkalpošanas specifikācijas logā spied uz > Pievienot pie automātiskām darbībām.

E-rēķinu izsūtīšana - periodiskā darbība

1. Modulis Realizācija > Apkalpošanas > Sūtīt e-rēķinus uz Unifiedpost.
2. Apkalpošanas specifikācijas logā spied uz > Pievienot pie automātiskām darbībām.
3. Automātiskā palaišana - norāda sūtīšanas biežumu, piemēram, katru dienu.
4. Palaišanas laiks - norāda - cikos veikt automātisko sūtīšanu.
   
5. Sadaļā Citi parametri > Palaišanas parametri > atver tur norādīto ierakstu ar , tiks atvērts Atskaites parametra ieraksts.
   
6. Atvērtā Atskaites parametra logā > sadaļā Atlase > atver sadaļu Dati un dzēs vērtības, kuras norādītās laukā Vērtība rindā startdate un enddate.
   
7. Atvērtā Atskaites parametra logā > sadaļā Atlase > sadaļā Formula 
   • Rindā startdate ieraksti formulu (aprēķina datumu: šodiena mīnuss 3 dienas) : _base.add_days(_base.getcurrentdate(),-3)
     kur "-3" vietā vari norādīt cik dienas uz pagātni no apkalpošanas palaišanas dienas (šodienas) skatīties rēķinu datumus. Noderīgi, ja uzņēmums mēdz veidot rēķinus ar atpakaļejošu datumu, piemēram, šodien veidoju rēķinu ar vakardienas datumu (-1 diena), ja nenorāda -1, tad tāds rēķins nekad netiks nosūtīts, jo apkalpošana skatīsies tikai šodienas rēķinus. Ja norāda "-3", tad tiks sūtīti visi rēķini ar šodienas datumu un ar datumiem, kas ir līdz 3 dienām pagātnē.
   • Rindā enddate ieraksta formulu (šodiena): _base.getcurrentdate()
     
8. Saglabā Atskaites parametrus.
9. Saglabā Periodiskās darbības ierakstu, no kura tika atvērti Atskaites parametri. Periodiskās darbības ierakstā > sadaļā Palaišana > var pārbaudīt Pēdējās palaišanas datumu un laiku, kā arī statusa paziņojumu (tiks attēlotas kļūdas, ja Periodiskās darbības palaišanas procesā bija kļūda). Ņem vērā, ka pašas apkalpošanas veikšanas kļūdas šeit netiek attēlotas.