Projektu uzskaite MONEO

Ievads

Projektu modulis MONEO sistēmā ir paredzēts projekta notikumu, ieņēmumu un izdevumu uzskaitei. Projektu funkcionalitāte caurvijas visai sistēmai apvienojot dažādus ierakstus no attālām sistēmas daļām zem viena apvienojoša projekta. 

Tehniski ieņēmumu, izdevumu un peļņas rādītāju ar kāda apvienojoša 'projekta' palīdzību var iegūt veicot uzskaiti arī ar objektiem, nepielietojot projektu moduli. Katrā ieņēmumu vai izdevumu ierakstā norādot tikai projekta objektu, tas tiek ievietots finanšu grāmatojumā. Tālāk ar galvenās grāmatas palīdzību ir iespējams iegūt ieņēmumu, izdevumu pārskatu kāda objekta griezumā. Objektu piegājiens ir piemērots vienkāršai uzskaitei, kurā projekti ir reta parādība un tie neprasa kontroli. Svarīga atšķirība starp projektu un objektu uzskaiti ir tajā, ka projektu uzskaite ieņēmumu un izdevumu faktu var pielāgot atšķirīgi nekkā finanšu grāmatojumu.

Projektu moduļa priekšrocības pret vienkāršotu objektu ievadi ierakstos ir sekojošas:

• Ir nepieciešams pārliecināties, ka katrā ierakstā tiešām norādīts projekts, obligātuma noteikumus vieglāk uzstādīt uz projektiem
• Viss uzņēmuma pamata biznesa process ir balstīts uz projektiem, jebkurā dokumentā tāds var tikt norādīts
• Projekta uzskaitē ieņēmumi vai izdevumi tiek skaitīti atšķirīgā brīdī nekā tas notiek atzīstot ieņēmumus vai izdevumus grāmatvedībā
• Projekti veido hierarhiju ar apakšprojektiem vai tiem ir apakšpozīcijas, t.i. projekts atskaišu vajadzībām var tikt dalīts detalizētāk.
• Projektam nepieciešama budžetēšana pa pozīcijām, artikuliem vai artikulu grupām 

Bez ieņēmumu, izdevumu un peļņas aprēķiniem, projektu modulis ļauj arī plānot un budžetēt šos notikumus, sekot līdzi projekta izpildei un laicīgi notvert nobīdes no plāna. 

Projekts var tikt piesaistīts virknei ierakstu, lai uzskaitītu ieņēmumus un izdevumus, piemēram:

• Ienākošie rēķini
• Realizācijas rēķini
• Avansa norēķini
• Autoratlīdzības izmaksas
• Grāmatojumi
• Ražojumi
• Norakstīšanas
• Noliktavas kustības
• Nosūtīšanas
• Aktivitātes

Šie ieraksti katrs nedaudz atšķirīgā veidā ietekmē projekta ieņēmumus un izdevumus, bet to kopīgais noteikums ir - tie katrs kaut kādā veidā var radīt projekta ieņēmumu vai izdevumu notikumu. Gandrīz visos ar projektu saistītajos ierakstos projektu var norādīt gan ieraksta galvenē, gan ieraksta artikulu rindās. Tas ļauj vienu ieņēmumu vai izdevumu ierakstu attiecināt uz vairākiem, nesaistītiem projektiem. 

Lai atvieglotu projekta piesaisti pie ieņēmumu, izdevumu ierakstiem, ir virkne citu ierakstu, kuros atsauce uz projektu var tikt ievietota jau priekšlaicīgi vai automātiski. No šiem ierakstiem projekts uz fakta ierakstiem pārnesās automātiski. Tie ir:

• Klientu pasūtījumi
• Piedāvājumi
• Pasūtījumi piegādātājiem
• Ražošanas pasūtījumi
• Klientu līgumi

 

Budžeti

Budžeta loma projektu uzskaitē var būt tik pat liela, cik izdevumu/ieņēmumu fakta uzskaites loma. Projekta ierakstā ir iespējams nodefinēt projekta budžetu uzņēmuma vajadzībām vēlamajā detalizācijā. 

Sākot lietot projektu uzskaiti, uzņēmumam ir jāizvēlas detalizācija, kādā projekta uzskaite tiek veikta, t.i. kas ir mazākā pozīcija, kuru uzskaitām. Šobrīd ir sekojoši varianti:

• Artikuli - projekta budžets, ieņēmumi un izdevumi tiek skatīti artikulu līmenī. T.i. katrs izdevumu cipars, kurš reģistrējas projektā ir kopā ar kādu artikula kodu. Artikuls var būt gan prece, kas tiek iegādāta, bet var būt arī pakalpojums. Artikulu līmeņa izvēle ļauj projekta atskaites skatīties arī artikula grupu līmenī, jo katrs artikuls parasti pieder pie kādas artikulu grupas.
• Artikulu grupas - projekta budžets tiek ievadīts un uzturēts artikulu grupu līmenī. Projekta ieņēmumi un izdevumi tiek reģistrēti uz noteiktiem artikuliem, bet atskaitēs salīdzināmie dati jāskatās pa artikulu grupām, jo faktā ievadītajam artikula kodam pretī nav atrodams budžeta artikuls, tikai grupa.
• Projekta pozīcijas - uzskaitē, kurā artikuls nespēlē lielu lomu var izmantot brīvāk definējamus - projekta pozīcijas kodus. Projekta pozīcijas biežāk izmanto pakalpojumu projektu uzskaitē, jo pakalpojumos artikuli spēlē mazāku vai nekādu lomu. 

Lai arī reģistrējot faktu ir iespējams norādīt gan artikula kodu, gan projekta pozīcijas kodu vienlaicīgi, šāda uzskaite neļaus iegūt uzticamus datus, jo artikulu kodi netiek piesaistīti pie pozīcijām un lietotāju ievadītajos datos var veidoties nobīdes - kuras pozīcijas un artikulu kombinācijas sasaistītas budžetā pret faktu.

Projekta ierakstā tiek definēts pamata budžets, bet ilgstošos projektus, budžetam var tikt veiktas korekcijas. Šai lomai kalpo Budžeta korekciju reģistrs, kur iespējams reģistrēt gan projekta budžeta pieaugumu vai samazinājumu, gan gan nodefinēt pilnīgi jaunu projekta budžetu, ignorējot veco vēsturi.