Dokumentu digitalizācija ar DIGI asistents

Šajā rakstā:

Digitalizēt Avansa norēķina dokumentus

1. Modulis Avansa norēķini > reģistrs Avansa norēķini
2. Visus viena darbinieka čekus/rēķinus velc un nomet (drag-and-drop) Avansa norēķinu saraksta logā.
3. Sistēma jautā norādīt Darbinieku, kuram tiks veidots šis Avansa norēķins - izvēlies vajadzīgo Darbinieku no saraksta. Pēc noklusējuma, tiks ievietots lietotājam piesaistītais Darbinieka kods.
4. Sistēma uzsāks ievilkto dokumentu digitalizēšanu (ņemot vērā galvenajos iestatījumos norādīto: digitalizēs visas dokumenta rindas vai tikai kopsummas pa PVN likmēm)
5. Sistēma veido Avansa norēķina ierakstu vai papildina esošu negrāmatotu AN ierakstu ar visiem dokumentu datiem.
6. Ja digitalizētie dati nav pilnīgi un no tiem nevar izveidot Avansa norēķina rindu, dokuments un dati tiek saglabāti Avansa norēķinu melnrakstos un Iesūtnes ierakstos (modulis Integrācija) kopā ar Kļūdas paziņojumu. Līdz galam neapstrādātie dokumenti ir redzami Avansa norēķinu reģistrā ikonā Iesūtnes melnraksti. Klikšķinot uz to - būs redzami visi Iesūtnes ieraksti ar pazīmi Avansa norēķini no kuriem nav izveidota Avansa norēķina rinda. Atverot melnrakstu, būs redzams arī kļūdas paziņojums, kas neļauj izveidot ierakstu, piemēram, trūkst Piegādātājs.
   

Digitalizēt Piegādātāja rēķinu dokumentus

1. Modulis Piegādātāji > reģistrs Piegādātāju rēķini.
2. Vienu vai vairākus rēķinus velc un nomet (drag-and-drop) Piegādātāju rēķinu saraksta logā.
3. Sistēma uzsāks ievilkto dokumentu digitalizēšanu (ņemot vērā galvenajos iestatījumos norādīto: digitalizējot visas rindas vai tikai kopsummas pa PVN likmēm) un izveidos jaunus Piegādātāja rēķinu ierakstus.
4. Ja digitalizētie dati nav pilnīgi un no tiem nevar izveidot Piegādātāja rēķinu, dati kopā ar dokumentu tiek saglabāti Iesūtnes ierakstā (modulis Integrācija). Līdz galam neapstrādātie dokumenti ir redzami Piegādātāju rēķinu reģistrā ikonā Iesūtnes melnraksti. Klikšķinot uz to - būs redzami visi Iesūtnes ieraksti ar pazīmi Piegādātāju rēķini no kuriem nav izveidots Piegādātāja rēķins. Atverot melnrakstu būs redzams arī kļūdas paziņojums, kas neļauj izveidot ierakstu, piemēram, trūkst Piegādātājs vai nav samaksas termiņa.
   

Digitalizēt Realizācijas rēķinu dokumentus

1. Modulis Integrācija > reģistrs Iesūtne.
2. Vienu vai vairākus rēķinus velc un nomet (drag-and-drop) Iesūtnes ierakstu saraksta logā.
3. Sistēma uzsāks ievilkto dokumentu digitalizēšanu (ņemot vērā galvenajos iestatījumos norādīto: digitalizējot visas rindas vai tikai kopsummas pa PVN likmēm) un izveidos jaunus Iesūtnes ierakstus.
4. Iesūtnes ierakstiem jāmaina dokumenta veids uz Realizācijas rēķins un jāveido dokumenti kā aprakstīts šeit.

Iesakām izmantot MONEO GO, lai ātri un efektīvi veidot realizācijas rēķinus kurus grāmatvedis var apstrādāt bez papildu importēšanas un digitalizēšanas darba.

Papildu funkcijas

DIGI asistentu iespējams izsaukt arī no ieraksta trīspunktes > Digitalizēt dokumentu, ja fails jau ir piesaistīts ierakstam.

Digitalizējot dokumentus ar DIGI asistentu MONEO sistēma veic sekojošas papildu darbības:

• Saglabā digitalizēto dokumenta attēlu Iesūtnes, Piegdādātāja rēķina, Avansa norēķina un Iesūtnes ieraksta piesaistnē, veidojot nepārprotamu un viegli lietojamu digitālo arhīvu.
• Pievieno dokumenta faila nosaukumu katrai Avansa norēķina rindai, lai vajadzības gadījumā varētu vieglāk atrast vajadzīgo dokumentu un AN ridu. 
  
• Piemeklē Piegādātāju, ja tāds jau ir reģistrēts MONEO, ņemot vērā digitalizēto Piegādātāja reģistrācijas numuru vai Kontakta nosaukumu.
• Aktivizē Kontakta kartītē atzīmi Piegādātājs, ja tiek atrasts dotais reģistrācijas numurs Kontaktu sarakstā, bet Kontakta kartītē nav atzīmes Piegādātājs.
• Veido jaunu Piegādātāja kartīti, ja piegādātājs nav reģistrēts MONEO sistēmā, datus piemeklējot Lursoft pēc digitalizētā reģistrācijas numura (LV, LT un EE uzņēmuma reģistros reģistrētiem komersantiem).
• Papildina Kontakta kartīti ar rēķinā norādītajiem Bankas kontiem, ja tādi nav reģistrēti Kontakta kartītē.
• Piemeklē PVN kodu, ņemot vērā Kontakta PVN zonu un kompānijas PVN reģistrācijas statusu.
• Pārbauda piegādātāja rēķina numuru vai tāds jau nav reģistrēts šajā gadā dotajam Piegādātājam.