Šajā rakstā:

Diagrammas izveide no atskaites

Ja kādas atskaites datus ir nepieciešams attēlot Diagrammā, rīkojies sekojoši:

1. Atver vajadzīgās atskaites specifikācijas logu, piemēram, Rēķinu žurnāls.
2. Norādi vajadzīgos atlases parametrus (klientu grupu, artikulu grupu un tml.), ja tas ir nepieciešams.
3. No trīspunktes izvēlies > Saglabāt kā jaunu diagrammu.
   Atvērsies diagrammas parametru logs.
4. Nosaukums - ieraksti saprotamu diagrammas nosaukumu, tas tiks attēlots Diagrammas augšpusē.
5. Diagrammas veids - izvēlies diagrammas veidu (stabiņi, līnija, riņķis, KPI)
6. Krāsa - izvēlies krāsu, ja izmanto līnijas vai stabiņu diagrammu diagrammu. Pēc noklusējuma katram elementam tiek iedota jauna krāsa. Katram stabiņam būs atšķirīga krāsa. Gadījumos, kad nepieciešams visu grafiku uzstādīt noteiktā krāsā, izmanto šo parametru. Šāda iespēja noder darba virsmai kurā tiek likti dažādi grafiki un katram ir savs tematiskais saturs un krāsas maiņa ļauj tos vieglāk izšķirt.
7. Slēpt asi X - šo izvēles rūtiņu atzīmē, ja vēlas slēpt X ass leģendu (tekstus). Tas ļauj iegūt papildu vietu grafika datiem. Dažkārt X ass apzīmējumi nesniedz pietiekami lielu informāciju, lai tiem atvēlētu atsevišķu vietu. Piemēram, rādot līnija diagrammu ar uzņēmuma datiem pa mēnešiem, mēnešu nosaukumi var nebūt nepieciešami. 
   

 

Sadaļa Aprēķins.

1. 1. Atskaite - lauks būs aizpildīts, jo diagrammu veidojam no atskaites.
   2. Lauku grupa Periods. Perioda izvēle kalpo datumu atlasei izsaucamajai diagrammai (atskaitei). Jāņem vērā, ka katram diagrammas X ass veidam tas ir ar nelielām atšķirībām attēlojumā.
      1. Periods veids - izvēlies vajadzīgo datu attēlošanas periodu: pa dienām, pa nedēļām, pa mēnešiem utt.
      2. Perioda garums - ievadi vajadzīgo perioda garumu, piemēram 6 (mēneši)
      3. Perioda nobīde - iespēja ievadīt pozitīvu vai negatīvu skaitli, tādā veidā iegūstot laika nobīdi pret doto brīdi. Piemēram, ja atskaitei periodu norādām 6 mēneši ar nobīdi 2 un dotajā brīdī ir maija mēnesis, tad diagrammu attēlos datus par periodu jūlijs - decembris. Savukārt norādot laika nobīdi -2, attēlotais periods būs aprīlis - augusts.
   3. X Ass tips - izvēlies:
      1. Laika diagramma - uz X ass tiks attēloti izvēlētie laika periodi (8.2 punkts), piemēram, mēneši. 
      2. Grupēt datus - uz X ass tiks attēloti izvēlētā perioda grupētie dati, piemēram, apgrozījums 6 mēnešos pa klientiem vai pa artikuliem, nevis pārdošanas apjoms pa mēnešiem.  Grupēti dati parasti tiek izmantoti riņķa vai stabiņu diagrammām.

Parametri diagrammai ar X ass tipu "Grupēt datus'

1. Grupēt lauku (f)- pieejams tikai ar X ass tipu grupēt datus. Diagramma iegūst datus no atskaites, kas visbiežāk ir saraksts ar ierakstiem, ar izejas datiem, piemēram rēķinu rindas. Izvēlies no saraksta to atskaites kolonnu pēc kuras dati tiks grupēti. Grupējot datus, datu kolonnas tiek saskaitītas. Rēķinu žurnāla gadījumā grupējamais lauks varētū būt klienta nosaukums (sales.invoicejrnrep.table.custname). Šis lauks atbalsta arī formulas pierakstu, kas ļauj ar formulu palīdzību atlasīt arī datus no rēķina vai klienta ieraksta, piemēram ar _base.lookup atrast klienta kategoriju. 
2. Kolonnu skaits - grupējot datus, norādi, cik grupas attēlot, piemēram 10. 10. grupā tiks iekļauti vis pārējie dati, kas nav iekļauti 1-9 grupā (mazākās vērtības).
3. Nogriezt atlikušo - tiks attēlots pieprasītais grupu skaits ar lielākajām vērtībām, bet pārējās vērtības netiks attēlotas (neveidos grupu Citi). Piemēram, diagrammā nepieciešams top 10 klientu saraksts, tad nav nepieciešamība redzēt, cik liels apgrozījums ir visiem pārējiem klientiem kopā ņemot.
4. Secības lauks (f) - norādiet lauku diagrammā (avota atskaitē), pēc kuras jāsakārto dati. Pēc noklusējuma dati tiek kārtoti dilstoši pēc datu summas. Dažkārt labāk ir paturēt secību pēc klientu vai artikulu grupu kodiem vai nosaukumiem. Šis lauks atbalsta arī formulas pierakstu, tādējādi secību var veidot kā rezultātu kādai datu piemeklēšanas formulai.

 

Y Ass

1. Y Ass tips izvēlies:
   1. Datu vidējais rādītājs - ļauj iegūt vidējo summu izvēlētajai kolonnai, piemēram vidējo rēķina summu katram klientam.
   2. Kolonnas dati - uz Y ass tiks attēlota X grupas vai perioda vērtība, piemēram, apgrozījuma vērtība, jeb rēķinu vērtība.
   3. Skaits - uz Y ass tiks attēlots ierakstu skaits, piemēram, rēķinu skaits.
2. Dati (f) - izvēlies no saraksta kādi dati tiks attēloti uz Y ass, piemēram, rēķinu summa vai dokumentu skaits vai Summa ar PVN. Rēķinu žurnāla gadījumā var izvēlēties lauku sales.invoicejrnrep.table.sum, lai iegūtu rēķinu summu bez PVN.
3. Sadalīt datus pa (f) - izmantojot stabiņu diagrammu ar X ass tipu 'Laika diagramma' ir iespēja veikt papildu sadalīšanu jau atlasītiem perioda datiem. Piemēram, mēneša apgrozījumu var sadalīt pa rēķinu veidiem. Rēķinu žurnāla diagrammas piemērā tas ir lauks sales.invoicejrnrep.table.dealtype.
4. Datu formula 2 (f) - norādiet papildu datu kolonnu, kuru jāiekļauj blakus pamata datu kolonnai. Norādot šo lauku parādās iespēja pievienot arī trešo datu kolonnu. Kopā ir iespējams pielikt trīs datu kolonnas. Piemēram rēķinu summa, pašizmaksa un peļņa.
5. Krāsa 2 - norādiet papildu datu kolonnas krāsu. Izmantojot vairākas datu kolonnas, tās ir vieglāk uztveramas, ja pamata datiem tiek uzstādīta sava krāsa (Krāsas lauks ieraksta galvā). Papildu kolonnām uzstāda citu krāsu laukā Krāsa 2. Klasisks piemērs ir rēķinu summu uzrādī zaļā krāsā, rēķinu pašizmaksu uzrādīt sarkanā krāsā.
6. Sakārtots (stacked) - atzīmējot šo rūtiņu  pie divām vai trijām datu formulām, šo kolonnu dati tiek attēloti apvienoti, salikti viens virs otra. Šāda struktūra ir noderīga gadījumos, kad visu kolonnu kopsumma atbilst kādai loģiskai summai. Piemēram divu artikulu grupu apvienojums ir visu artikulu summa, jo uzņēmums iespējams izmanto tikai divas artikulu grupas.

 

Sadaļa Dati.

Šajā sadaļā tiek attēloti aprēķinātie dati (nav jāaizpilda manuālli), aprēķina laiks un parametri.

1. Atskaites parametri - norāda konkrētās atskaites atlasītos parametrus (atskaites specifikācijas logā). Atverot Atskaites parametrus ar F2 ir redzama informācija par to.
2. Pēdējais pārrēķins - datums un laiks, kad veikts pēdējais datu pārrēķins diagrammai.
3. Aprēķina ilgums - aprēķina ilgums sekundēs. Katras diagrammas pamatā ir kāda sistēmā eksistējoša atskaite un šīs atskaites aprēķins prasa noteiktu laiku, ko ietekmē datu apjoms un atlases parametri. Ieteicams diagrammas veidot tā, lai to aprēķina ilgums nepārsniedz minūti. Diagrammas, kuras ievērojami pārsniedz vienas minūtes ilgumu tiek atliktas un nakts pārrēķinu.
4. Izmantotās tabulas - sistēmas automātiski uzturēts lauks, kurā tiek fiksētas tās tabulas, kuras izmanto diagrammas atskaites aprēķinā. Šīs tabulas tiek izmantotas, lai sistēma inicializētu diagrammas pārrēķinu pie jebkādām izmaiņām minētajās tabulās.
5. Nepieciešams pārrēķins - izvēles rūtiņa, kuru sistēma uzstāda automātiski, tiklīdz konstatētas izmaiņas izmantotajās tabulās. Diagramma ar šo izvēles rūtiņu tiek pārrēķināta pie nākamā pārrēķina piegājiena, kas ir reizi 30 sekundēs. Jāņem vērā, ka visas diagrammas (uz viena servera) tiek pārrēķinātas secīgi, tādēļ pārrēķinu reizi 30 sekundēs nevar garantēt, jo pastāv iespēja ka šobrīd jau tiek rēķināta diagramma citā kompānijā, kuras aprēķina ilgums ir vairākas minūtes.
6. Datu apakštabula - visas diagrammas balstās uz kādas atskaites aprēķina rezultātu. Šie rezultāti pēc visu atlases un grupēšanas darbu pabeigšanas tiek saglabāti diagrammas ieraksta datu apakštabulā. 
   • Ass uzraksts - apzīmējums X ass datu kopas elementam.
   • Kods - kods, kuru izmantot atskaites atlasē, nospiežot uz attiecīgās datu kolonnas.
   • Kolonna 1 - datu vērtība pamata kolonnai
   • Kolonna 2-10 - datu vērtības pārējās papildu kolonnās
7. Apzīmējums papildu datu kolonnām - ievada datu nosaukumus, kādus vēlies redzēt diagrammas leģendā un pie vērtību etiķetes tādā secībā, kādā norādītas datu avoti sadaļā Aprēķins > Dati, Datu formula 2, Datu formula 3. Piemēram, norādot divas datu formulas, vienu priekš ieņēmumiem, otru priekš izmaksām, norāda Ass uzrakstu pirmajā rindā "Ieņēmumi" un otrajā rindā "Izmaksas". Tādējādi abas kolonnas katrā periodā uzrādīs šo iedoto nosaukumu.

Sadaļa Saite.

Šajā sadaļā tiek noteikti atlases parametri atskaitei, kura tiek izsaukta uzklikšķinot uz kādas no diagrammā attēlotajām datu vērtībām (stabiņa, līnijas vērtības). 

1. Filtra lauks (f) - izvēlas no saraksta atskaites specifikācijas lauku, kurā nepieciešams veikt filtrāciju (atlasi).
   
   Piemēram, diagrammai ar rēķinu žurnālu un grupēšanu pēc klienta nosaukuma, viens datu stabiņš diagrammā ir visu rēķinu summa vienam konkrētam klientam. Klikšķinot uz šī stabiņa nepieciešams attēlot visus rēķinus šim vienam klientam. Šajā gadījumā datus atskaitē vēlas filtrēt pēc klienta koda.
   
   Jānorāda lauku Klients - atlases lauks sales.invoicejrnrep.filter.custcode.
   
   
2. Grupas koda kolonna (f) - jānorāda lauka vērtība, kura jāievieto izvēlētajā atskaites filtrācijas laukā (Filtra laukā (f)).
   
   Attiecīgi, ja datus vēlas filtrēt pēc klienta koda, tad atlases laukā jāievieto klienta kods - sales.invoicejrnrep.table.custcode.
   
   

 

Piemērs ar atskaiti - diagrammu "Rēķinu žurnāls"

Grupēt datus > Grupēt lauku (f): sales.invoicejrnrep.table.custname - Stabiņa leģenda attēlos Klienta nosaukumu. Klients A.

Filtra lauks (f): sales.invoicejrnrep.filter.custcode - Pasaka sistēmai, ka rēķinu žurnāla atskaitē jāveic filtrēšana pēc lauka Klients. (Kurā atskaites atlases laukā ievietosi filtrēšanas vērtību.)

Grupas koda kolonna (f): sales.invoicejrnrep.table.custcode - Pasaka sistēmai, rēķinu žurnāla atskaitē atlases laukā Klients (Filtra lauks (f)) pēc klikšķa uz kolonnas “Klients “A” jāievieto Klienta kods 001 (klienta A klienta kods).

 

Dati tiek grupēti pēc klientiem. Klikšķinot uz vienu datu stabiņu tiek attēloti filtrēti dati par šo klientu.

 

Atlases parametru apakštabula

Dažkārt atlases parametri detalizētajā atskaitē jāveido atšķirīgi no pamata diagrammas atskaites. Piemēram, atskaites Galvenā grāmata parametri diagrammai varētu noteikt, ka dati jāveido no pārskata režīma atskaites, kur vienā rindā ir tikai viens konts. Bet klikšķinot uz noteiktas izdevumu kolonnas stabiņa šī pati atskaite jālaiž detalizētā skatā. Tas nozīmē, ka atskaites atlases parametrs DetailFlag jāuzstāda kā "1"

1. Kods - atskaites atlases lauks, kuru nepieciešams uzstādīt (piemēram, DetailFlag)
2. Vērtība - tā vērtība, kuru jāuzstāda atskaites parametram (piemēram 1 galvenās grāmatas laukam DetailFlag).

Diagrammu aprēķināšanas intervāls

Nodrošinot tik plašu un daudzfunkcionālu diagrammu izveides rīku, sistēmā ir iestrādāti daži ierobežojumi uz diagrammas aprēķina biežumu, lai nepārslogotu sistēmu. Tādēļ:

• Diagrammas, kuru aprēķināšana prasa < 2 min. tiks pārrēķinātas uzreiz pēc datu izmaiņām.
• Diagrammas, kuru aprēķināšana prasa > 2 min. tiks pārrēķinātas reizi divās stundās.
• Diagrammas, kuru aprēķināšana prasa > 10 min tiks pārrēķinātas reizi dienā (pa nakti).
• Diagrammu var pārrēķināt jebkurā laikā, izvēloties Pārrēķināt no peles labā taustiņa izvēlnes. 

Jāņem vērā, ka diagrammas aprēķina ātrumu ietekmē kompāniju skaits uz dotā servera un veikto darbību intensitāte tajās. Katras diagrammas aprēķins notiek atsevišķi.

Izmaiņu veikšana diagrammas ierakstā

Diagrammas ierakstā veiktās izmaiņas, piemēram datu atlases maiņa, diagrammas veida maiņa utml. netiek atspoguļotas darba virsmā. Ir daļa izmaiņu, kuras prasa datu pārrēķinu, bet ir arī izmaiņas, kas prasa darba virsmas pārlādēšanu kopā ar datu pārrēķinu.

Pie kādām izmaiņām pietiek ar darba virsmas loga aizvēršanu un atvēršanu:

• diagrammas datu krāsa;
• diagrammas veida maiņa kādā no veidiem - stabiņa, līnijas vai riņķa veida;

Pie kādām izmaiņām nepieciešams diagrammas datu pārrēķins:

• mainīts kāds no X Ass vai Y Ass formulu laukiem;
• mainīts periods;
• mainīts kāds no sadaļas "Saites" laukiem.

Vispārīgi aprakstot, aprēķina noteikumu maiņa prasa datu pārrēķinu, bet vizuālas izmaiņas prasa darba virsmas pārlādēšanu.

Lai pārrēķinātu diagrammu, uz darba virsmas diagrammas attēla var nospiest peles labo pogu un izvēlēties opciju "Pārrēķināt diagrammu". 

 

Pieejas tiesības

Biznesa procesos, kur lietotāju tiesības tiek ierobežotas, ir ieteicams ierobežot arī pieeju pie diagrammām tiem lietotājiem, kuriem tās nav nepieciešamas. Ierobežotas pieejas lietotājiem viņu standarta diagrammu sarakstu var piešķirt ar pieejas lomas palīdzību. Lomas ierakstā sadaļā "Darba virsma" var norādīt, kuras diagrammas lietotājam ir nepieciešamas uz darba virsmas. Papildu tam, pieejas lomā var slēgt pieeju pie ieraksta "Diagrammas datu ieraksti", kas neļaus izvēlēties no saraksta jaunas diagrammas.

Jāņem vērā, ka diagrammas datu apskatei nepieciešama arī pieeja pie atskaites, kuras pamatā ir izmantota diagramma. T.i. aizliedzot lietotāja pieeju pie rēķinu žurnāla, viņš nevarēs apskatīt arī diagrammu, kura balstīta uz rēķinu žurnāla atskaites.